Vergabeakte einsehen und schwärzen: Angebote, Kalkulationen, Wertung

Sie sollen eine Vergabeakte zur Einsicht vorbereiten. Bevor Sie Dokumente kopieren oder schwärzen, müssen Sie klären, in welchem Verfahren und für welche Person der Zugang geprüft wird.

In der Praxis treffen zwei grundverschiedene Aufgaben auf dieselbe Akte:

Ein laufendes Vergabeverfahren, landesrechtlicher Informationszugang und interne Prüfungen können weitere Regeln auslösen. Diese Seite konzentriert sich auf die beiden häufig verwechselten Zugangswege. Für andere Rechtsgrundlagen führt der Wegweiser zur Aktenherausgabe zur ersten Einordnung.

1. Nachprüfungsverfahren: Die Vergabekammer entscheidet

Verfahrensbeteiligte sind nach § 162 GWB der Antragsteller, der Auftraggeber und beigeladene Unternehmen, deren Interessen durch die Entscheidung schwerwiegend berührt werden.

§ 165 Abs. 1 GWB gibt diesen Beteiligten Einsicht in die Akten bei der Vergabekammer. Die Kammer soll die Einsicht elektronisch über einen sicheren Übermittlungsweg gewähren. Nach Absatz 2 muss sie die Einsicht versagen, soweit wichtige Gründe entgegenstehen, insbesondere Geheimschutz oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse.

Jeder Beteiligte muss Geheimnisse beim Übersenden seiner Akten oder Stellungnahmen kennzeichnen. Fehlt die Kennzeichnung, kann die Vergabekammer nach § 165 Abs. 3 von einer Zustimmung zur Einsicht ausgehen. Das ist keine automatische Freigabe durch den öffentlichen Auftraggeber.

Für diesen Weg hält der Vorgang fest:

1. Beteiligtenrolle nach § 162 GWB,
2. Aktenbestand der Vergabekammer,
3. gekennzeichnete Geheimnisse,
4. Entscheidung der Vergabekammer über den Umfang,
5. sichere Einsichtsfassung und Übermittlungsweg.

2. Informationszugang: Die Bundesbehörde prüft nach IFG

Außerhalb der Akteneinsicht nach § 165 GWB kann eine Person Informationszugang bei einer Bundesbehörde beantragen. Dann prüft die Behörde zunächst den Anwendungsbereich des § 1 IFG und mögliche vorrangige Fachregeln.

Bei Vergabeunterlagen sind häufig drei Vorschriften entscheidend:

• § 5 IFG für personenbezogene Daten,
• § 6 IFG für geistiges Eigentum sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse,
• § 7 Abs. 2 IFG für den Zugang zu abtrennbaren, nicht geschützten Teilen.

Bestehen Anhaltspunkte für ein schutzwürdiges Interesse eines Dritten, erhält dieser nach § 8 Abs. 1 IFG schriftlich Gelegenheit zur Stellungnahme innerhalb eines Monats. Die Behörde bewertet den Schutzgrund selbst. Bei Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen erlaubt § 6 Satz 2 IFG Zugang nur, soweit der Betroffene eingewilligt hat.

3. Fundstellen statt Dokumentetiketten prüfen

Die Bezeichnung eines Dokuments entscheidet noch nicht über seinen Zugang. Ein Angebot kann allgemein bekannte Produktangaben und zugleich geschützte Kalkulationsdetails enthalten. Ein Wertungsvermerk kann die Bewertung des Antragstellers, Angaben zu Wettbewerbern und interne Erwägungen verbinden.

Unterlage	Typische Prüffragen
Preisblatt	Welche Preise oder Rechenansätze lassen Rückschlüsse auf die Kalkulation zu?
Umsetzungskonzept	Welche Inhalte sind allgemein, welche zeigen eigenes Know-how oder Sicherheitsdetails?
Eignungsnachweis	Welche Referenzen, Lebensläufe und Kontaktdaten betreffen Dritte?
Wertungsmatrix	Welche Angaben erklären die Entscheidung und welche offenbaren fremde Angebotsinhalte?
Vergabevermerk	Welche Tatsachen sind zugänglich, welche Passagen betreffen geschützte Daten oder laufende Entscheidungsbildung?
Bieterkommunikation	Welche Antwort ist Verfahrensinformation und welche Anlage enthält ein Geheimnis?

Für jede relevante Stelle werden Dokument, Seite, betroffener Bieter, möglicher Schutzgrund, Stellungnahme und Entscheidung erfasst. Ein allgemeines Label wie „Angebot vertraulich“ ersetzt diese Prüfung nicht.

4. Rollen können verschiedene Fassungen erfordern

Fiktiver Fall: Ein Unternehmen beantragt im Nachprüfungsverfahren Einsicht in die Wertung. Später bittet eine andere Person die Bundesbehörde nach dem IFG um den Vergabevermerk.

Im ersten Vorgang entscheidet die Vergabekammer nach § 165 GWB für eine beteiligte Person. Im zweiten Vorgang entscheidet die Bundesbehörde nach dem IFG. Die geschützten Fundstellen können deshalb anders ausfallen. Eine identische Ausgabe bleibt möglich, wenn beide Prüfungen tatsächlich zum gleichen Umfang führen.

Die praktische Regel lautet: Jede Fassung braucht ihren eigenen Rechtsweg und ihre eigene Freigabe. Eine künstliche Abweichung zwischen zwei Fassungen erhöht nur das Fehlerrisiko.

5. Teilzugang und sichere Ausgabe

Beim Bundes-IFG ist der zugängliche Teil nach § 7 Abs. 2 bereitzustellen, wenn sich geschützte Informationen ohne unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand abtrennen lassen. Im Nachprüfungsverfahren begrenzt die Vergabekammer die Einsicht nach § 165 Abs. 2 GWB auf den zulässigen Umfang.

Vor der Ausgabe werden insbesondere geprüft:

• kopierbarer Text unter Schwärzungen,
• OCR-Text in Scans,
• Kommentare und Änderungsverfolgung,
• Formeln und ausgeblendete Tabellenbereiche,
• Metadaten, eingebettete Anhänge und Dateinamen,
• Übereinstimmung zwischen Freigabeentscheidung und Ausgabefassung.

Für einzelne PDF-Dateien steht PDF lokal schwärzen bereit. Die Ablaufdemo von disclose zeigt Empfängerfassungen und Freigabe mit festen Beispieldaten. Sie trifft keine vergaberechtliche Entscheidung und belegt keinen produktiven Aktenexport.

Quellen und Stand

Quellen und dargestellte Normen geprüft am 8. September 2026. Die Seite ist eine Orientierungshilfe und keine Rechtsberatung. Landesrecht, Schwellenwerte, Vergabeordnung und der konkrete Verfahrensstand können zusätzliche Anforderungen auslösen.

• § 162 GWB: Beteiligte des Nachprüfungsverfahrens.
• § 164 GWB: Schutz vertraulicher Unterlagen bei der Vergabekammer.
• § 165 GWB: Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren.
• §§ 5 bis 8 IFG: personenbezogene Daten, Geheimnisse, Teilzugang und Drittbeteiligung beim Informationszugang des Bundes.