Auf einer Gehaltsabrechnung, einem Ausweis oder einem Kontoauszug steht fast immer mehr, als der Empfänger für seinen Zweck braucht. Genau dort beginnt die Schwärzung: Sichtbar bleibt, was den verlangten Nachweis erbringt. Angaben ohne diesen Zweckbezug können entfernt werden, sofern keine besondere gesetzliche Pflicht eine vollständige Vorlage verlangt.

Dieser Grundsatz führt bei den drei Dokumenten zu unterschiedlichen Ergebnissen. Ein Vermieter braucht andere Angaben als ein Jobcenter oder eine nach dem Geldwäschegesetz verpflichtete Bank.

Schematischer Einkommensnachweis für eine Vermietung: Name, Zeitraum und Nettohöhe bleiben sichtbar, Steuer-ID und weitere private Angaben sind entfernt.
Beispiel für einen erforderlichen Einkommensnachweis unmittelbar vor dem Mietvertrag. Die Feldentscheidung lässt sich nicht pauschal auf eine Bank oder ein Jobcenter übertragen.

Die Antwort für drei häufige Dokumente

Dokument und Zweck Sichtbar lassen Regelmäßig schwärzen oder weglassen
Gehaltsabrechnung als Einkommensnachweis für den künftigen Vermieter Angaben, die Person, Aktualität und erforderliche Einkommenshöhe belegen Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse, Kirchensteuermerkmal, Kinderfreibeträge, Personalnummer und andere Angaben ohne Bezug zur Bonitätsprüfung
Ausweiskopie für eine allgemeine Identifizierung Nur die für den konkreten Identitätsabgleich erforderlichen Angaben Zugangsnummer, Seriennummer und weitere Felder ohne Zweckbezug. Bei einer gesetzlichen Pflicht zur vollständigen Erfassung gilt diese Zeile nicht
Kontoauszug für das Jobcenter Einnahmen sowie Betrag und Buchung eines Zahlungsausgangs Bei nicht leistungserheblichen Ausgaben Angaben zu Empfänger oder Verwendungszweck, wenn daraus besonders geschützte Informationen hervorgehen

Die Schwärzung ist immer zweckbezogen. Dieselbe Angabe kann bei einem anderen Empfänger erforderlich sein.

Gehaltsabrechnung für den Vermieter

Die DSK-Orientierungshilfe für Mietinteressenten, Version 2.0 vom Januar 2026 trennt drei Zeitpunkte:

  1. Beim Besichtigungstermin sind Angaben zu den wirtschaftlichen Verhältnissen in aller Regel noch nicht erforderlich.
  2. Wenn Sie eine konkrete Wohnung anmieten wollen, darf regelmäßig nach der Höhe des Nettoeinkommens gefragt werden. Nach der DSK kann schon die Bestätigung genügen, dass eine bestimmte Einkommensgrenze überschritten wird.
  3. Erst nachdem sich der künftige Vermieter für einen bestimmten Interessenten entschieden hat, kann unmittelbar vor der Vertragsunterzeichnung ein Nachweis verlangt werden. Die DSK nennt Gehaltsabrechnung, Kontoauszug oder Einkommensteuerbescheid jeweils ausdrücklich als Kopie mit geschwärzten, nicht erforderlichen Angaben.

Die DSK veröffentlicht keine abschließende Schwärzliste für jedes Feld einer Gehaltsabrechnung. Die folgende Zuordnung ist deshalb eine praktische Ableitung aus dem Nachweiszweck und muss zum konkreten Fall passen.

Feld Typische Behandlung beim Einkommensnachweis Warum
Name sichtbar Ordnet den Nachweis der ausgewählten Person zu
Abrechnungszeitraum sichtbar Belegt die Aktualität
Nettoeinkommen oder Auszahlungsbetrag sichtbar Belegt die von der DSK als erforderlich bezeichnete Einkommenshöhe
Arbeitgeber und Beruf häufig bereits bekannt, im Einzelfall prüfen Die DSK erlaubt diese Fragen in der vorvertraglichen Phase, verlangt aber nicht, dass jedes Arbeitgeberdetail auf der Abrechnung sichtbar bleibt
Bruttoentgelt regelmäßig schwärzbar, wenn das Nettoeinkommen genügt Für den üblichen Bonitätsnachweis ist die Nettohöhe maßgeblich
Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer schwärzen Kein erkennbarer Bezug zur Mietzahlungsfähigkeit
Steuerklasse, Kirchensteuermerkmal und Kinderfreibeträge schwärzen Offenbaren private Lebensumstände, die für den Nachweis regelmäßig nicht erforderlich sind
Personalnummer, Kostenstelle und interne Merkmale schwärzen Interne Arbeitgeberdaten ohne Nachweisfunktion

Fragt ein Vermieter bereits bei der Besichtigung nach einer Gehaltsabrechnung, können Sie auf die zeitliche Staffelung der DSK verweisen.

Ausweiskopie: zuerst prüfen, ob eine Kopie nötig ist

Nach § 20 Abs. 2 Personalausweisgesetz darf der Ausweis durch andere Personen nur mit Zustimmung des Inhabers kopiert werden. Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Wer die Kopie mit Zustimmung erstellt, darf sie außerdem nicht an Dritte weitergeben. Das allgemeine Datenschutzrecht gilt zusätzlich.

Für viele Identitätsprüfungen genügt es, den Ausweis im Original zu zeigen und die erfolgte Prüfung zu vermerken. Im Vermietungsprozess ist die Lage besonders klar: Die DSK sieht die Prüfung durch Vorzeigen des Ausweises insbesondere vor, wenn Mietinteressierte die Wohnung allein besichtigen. Eine Ausweiskopie ist in dieser Phase nicht erforderlich und damit unzulässig. Die LDI NRW hält eine Kopie bei der Wohnraumvermietung auch beim Vertragsabschluss grundsätzlich nicht für erforderlich. Ein abstrakter Vermerk über die Identitätsprüfung genügt.

Ist eine Kopie für einen anderen zulässigen Zweck nötig, dürfen nur die dafür erforderlichen Felder sichtbar bleiben. Nach den Hinweisen der LDI NRW reichen zur allgemeinen Identifizierung häufig Vor- und Nachname, Anschrift und gegebenenfalls die Gültigkeitsdauer. Geburtsdatum und gegebenenfalls Geburtsort können bei verbleibender Verwechslungsgefahr erforderlich sein, wenn sie beim Unternehmen bereits als Referenzdaten gespeichert sind. Zugangsnummer, Seriennummer, Staatsangehörigkeit, Größe, Augenfarbe, Lichtbild und maschinenlesbare Zone sind abhängig vom konkreten Zweck regelmäßig schwärzbar.

Kennzeichnen Sie eine zulässige Kopie mit Empfänger, Zweck und Datum. Das macht die vorgesehene Verwendung und die gesetzlich verlangte Kopie-Kennzeichnung sichtbar. Eine zweckwidrige Nutzung verhindert der Aufdruck weder technisch noch rechtlich. Begrenzen Sie deshalb auch Zugriff und Aufbewahrung und löschen Sie die Kopie, sobald sie nicht mehr erforderlich ist.

Ausnahme: Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz

§ 8 Abs. 2 GwG gibt Verpflichteten bei den dort geregelten Identifizierungen das Recht und die Pflicht, vorgelegte Ausweisdokumente zu kopieren oder optisch zu digitalisieren. Wenden Sie die allgemeine Schwärzliste auf einen solchen Vorgang nicht ungeprüft an.

Nach § 8 Abs. 4 GwG werden die Aufzeichnungen grundsätzlich fünf Jahre aufbewahrt. Andere Gesetze können eine längere Frist verlangen. Spätestens nach zehn Jahren sind die Aufzeichnungen und Belege zu vernichten.

Kontoauszug: der Empfänger entscheidet über den Umfang

Empfänger und Zweck Unterschied bei der Prüfung
Jobcenter, Prüfung der Hilfebedürftigkeit Einnahmen und Beträge müssen nachvollziehbar bleiben. Geschützte Angaben zu nicht leistungserheblichen Ausgaben sind gesondert zu behandeln.
Künftiger Vermieter, erforderlicher Einkommensnachweis Die relevante Einkommensbuchung steht im Mittelpunkt. Andere Umsätze können ohne Bezug zu diesem Nachweis sein.

Für Jobcenter hat das Bundessozialgericht entschieden, dass Kontoauszüge für einen zurückliegenden Zeitraum verlangt werden können. Einnahmen bleiben nachvollziehbar, weil sie für die Hilfebedürftigkeit erheblich sind. Bei nicht leistungserheblichen Zahlungsausgängen können Angaben zum Empfänger geschwärzt werden. Das schützt etwa Hinweise auf politische, religiöse, gewerkschaftliche oder gesundheitliche Zusammenhänge. Der Betrag muss sichtbar bleiben.

Das BSG hat die Möglichkeit zur Schwärzung nicht leistungserheblicher Ausgangszahlungen auch in seiner Entscheidung B 14 AS 7/19 R vom 14. Mai 2020 bestätigt.

Bei einem Kontoauszug als Einkommensnachweis für einen künftigen Vermieter gilt die DSK-Orientierungshilfe. Unbeteiligte Umsätze, vollständige Kontostände und Verwendungszwecke ohne Bezug zum Einkommensnachweis können regelmäßig geschwärzt werden. Sichtbar bleibt die Buchung, die das erforderliche Einkommen belegt.

Eine Schwärzung muss den Inhalt wirklich entfernen

Versetzte PDF-Ebenen zeigen sichtbares Blatt, Text und OCR sowie Anhänge. Ein Balken auf der Vorderseite schützt die anderen Ebenen nicht automatisch.
Prüfen Sie die tatsächlich versandte Datei in allen enthaltenen Ebenen. Ein sichtbarer Balken allein bestätigt keine wirksame Entfernung.

Ein schwarzes Rechteck kann Text nur optisch verdecken. In der Datei bleibt er möglicherweise markierbar, durchsuchbar und kopierbar. Auch OCR-Ebenen, Kommentare, Änderungshistorien, Metadaten, Formulare und eingebettete Dateien können Informationen enthalten.

Prüfen Sie die fertige Datei deshalb wie ein Empfänger:

  1. Lässt sich der geschwärzte Begriff noch über die Suche finden?
  2. Kann Text unter der Fläche markiert oder kopiert werden?
  3. Enthalten Kommentare, Anhänge oder frühere Versionen die Angabe?
  4. Verraten Dokumenteigenschaften oder Bildmetadaten weitere Daten?
  5. Bleibt die Schwärzung auch beim Drucken und erneuten Öffnen bestehen?

Verpixeln und Weichzeichnen sind für sensible Inhalte ungeeignet, weil Strukturen erhalten bleiben und sich je nach Material rekonstruieren lassen. Bei Papierdokumenten sollte die geschwärzte Kopie geprüft werden. Geben Sie das bearbeitete Original nicht heraus.

Misslungene Schwärzung: Fehler, Verletzung, Meldung

Die Erkenntnis, dass eine Schwärzungsmethode technisch nicht hält, begründet allein noch keine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Wenn die Datei noch nicht weitergegeben oder unbefugt zugänglich war und auch kein Verlust, keine Zerstörung und keine unbefugte Veränderung eingetreten ist, korrigieren Sie die Schwärzung vor der Freigabe.

Eine Verletzung nach Art. 4 Nr. 12 DSGVO liegt vor, wenn eine Sicherheitsverletzung zur unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, zur unbefugten Offenlegung oder zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt. Bei einer misslungenen Schwärzung steht meist die unbefugte Offenlegung oder Zugänglichkeit im Raum. Dann gilt für Verantwortliche:

  1. Zugriff stoppen, Empfänger und betroffene Daten feststellen und Folgen begrenzen.
  2. Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bewerten.
  3. Jede festgestellte Verletzung mit Umständen, Folgen und Abhilfemaßnahmen dokumentieren, auch wenn keine Meldung erfolgt.
  4. Die Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden der Verletzung informieren, es sei denn, ein Risiko für Betroffene ist unwahrscheinlich.
  5. Betroffene unverzüglich informieren, wenn voraussichtlich ein hohes Risiko besteht und keine Ausnahme des Art. 34 Abs. 3 DSGVO greift.

Ein Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen über eine Verletzung unverzüglich. Die Entscheidung über die Meldung an die Aufsichtsbehörde trifft grundsätzlich der Verantwortliche anhand des Risikos. Eine misslungene Schwärzung ist daher nicht automatisch meldepflichtig, sie muss aber sofort fachkundig bewertet werden.

Wenn Sie eine einzelne PDF-Datei im Browser bearbeiten wollen, können Sie als nächsten Schritt das Werkzeug zum PDF-Schwärzen verwenden. Für wiederkehrende Dokumenttypen beschreibt redact die abgegrenzte Pilotprüfung von Fundstellen und Ausgabe. Bei einer behördlichen Anfrage führt der Wegweiser zur Aktenherausgabe zuerst zur passenden Rechtsgrundlage; die Schwärzlisten für private Nachweise ersetzen diese Prüfung nicht.

Quellen und Stand

Die DSGVO wird anhand der amtlichen Textwiedergabe der BfDI zitiert (Broschüre, Stand März 2026).

Quellen und dargestellte Normen geprüft am 8. September 2026. Neue DSK-Hinweise, Änderungen an PAuswG oder GwG sowie neue Rechtsprechung zu Kontoauszügen sind Anlässe für eine Aktualisierung.