Geschwärzt wird alles, was der Empfänger für seinen Zweck nicht braucht. Diesen Maßstab setzt die Datenminimierung aus Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Auf der Ausweiskopie dürfen und sollen Sie unter anderem Zugangs- und Dokumentennummer schwärzen (BMI, LDI NRW). Beim Kontoauszug für das Jobcenter dürfen Sie Zahlungsempfänger auf der Ausgabenseite abdecken, die Einnahmen bleiben lesbar (BSG). Auf der Gehaltsabrechnung für den Vermieter bleibt im Kern das Nettoeinkommen sichtbar (DSK).
Dieser Beitrag geht die drei häufigsten Dokumente Feld für Feld durch: Ausweiskopie, Kontoauszug und Gehaltsabrechnung. Jede Regel ist mit Gesetz, Urteil oder Aufsichtsbehörde belegt. Umsetzen können Sie alles direkt mit dem kostenlosen Browser-Werkzeug zum PDF-Schwärzen: Die Datei bleibt dabei auf Ihrem Gerät, ohne Upload und ohne Anmeldung.
Welche Regel bestimmt, was geschwärzt werden darf?
Der Maßstab ist die Datenminimierung: Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Wer ein Dokument vorlegt, darf deshalb die Angaben unkenntlich machen, die der Empfänger für seinen Zweck nicht benötigt.
Zwei Fragen führen zur Antwort. Erstens: Welchen Zweck hat die Vorlage, etwa Identifizierung, Bonitätsnachweis oder Bedürftigkeitsprüfung? Zweitens: Welche Angaben braucht der Empfänger genau dafür? Alles Übrige ist schwärzbar. Verlangt ein Gesetz die vollständige Vorlage, geht diese Pflicht vor; das wichtigste Beispiel dafür steht im Abschnitt zur Ausweiskopie. Für die drei häufigsten Dokumente gibt es konkrete Aussagen von Gerichten und Aufsichtsbehörden:
| Dokument | Das schwärzen Sie | Das bleibt sichtbar | Quelle |
|---|---|---|---|
| Ausweiskopie | Zugangsnummer und Dokumentennummer, je nach Zweck auch Staatsangehörigkeit, Größe, Augenfarbe, Lichtbild und maschinenlesbare Zone | Name, Geburtsdatum und Wohnort reichen für viele Zwecke | BMI-Personalausweisportal, LDI NRW |
| Kontoauszug für das Jobcenter | Zahlungsempfänger auf der Ausgabenseite, wenn sonst besondere Daten sichtbar würden (Partei, Konfession) | Die Einnahmen der letzten drei Monate | BSG, 19.09.2008, B 14 AS 45/07 R |
| Gehaltsabrechnung für den Vermieter | Alle nicht erforderlichen Angaben, etwa Steuer-ID, Kirchensteuermerkmal und Sozialversicherungsnummer | Die Höhe des Nettoeinkommens | DSK-Orientierungshilfe V2.0, Januar 2026 |
Was muss auf einer Ausweiskopie geschwärzt werden?
Das Gesetz regelt die Form: Jede Ablichtung braucht die Zustimmung des Ausweisinhabers und muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein (§ 20 Abs. 2 PAuswG). Für die Inhalte empfehlen BMI und LDI NRW, alle Angaben zu schwärzen, die der Empfänger zur Identifizierung nicht braucht, insbesondere Zugangsnummer und Dokumentennummer.
Die LDI NRW konkretisiert die Feldliste: Zur Identifizierung sind grundsätzlich nur Vor- und Nachname, die Anschrift und gegebenenfalls die Gültigkeitsdauer erforderlich. Die übrigen Daten dürfen und sollen geschwärzt werden, namentlich Zugangs- und Seriennummer, Staatsangehörigkeit, Größe, Augenfarbe, das Lichtbild und die maschinenlesbare Zone (LDI NRW, Personalausweis und Datenschutz). Bei den Seriennummern kommt ein gesetzlicher Grund dazu: Sie dürfen nicht mit automatisierten Verfahren zum Abruf oder zur Verknüpfung personenbezogener Daten verwendet werden (§ 20 Abs. 3 PAuswG).
Das BMI ergänzt zwei Praxisregeln. Kennzeichnen Sie die Kopie zusätzlich mit Zweck und Datum, etwa mit einem Vermerk zur Vorlage bei einem bestimmten Unternehmen an einem bestimmten Tag. Und prüfen Sie, ob überhaupt eine Kopie nötig ist: Wird der Ausweis im Original vorgelegt, genügt in vielen Fällen ein Vermerk über die erfolgte Prüfung (BMI-Personalausweisportal, Ausweiskopien).
Die wichtigste Ausnahme setzt das Geldwäschegesetz. Banken und andere Verpflichtete haben das Recht und die Pflicht, den Ausweis vollständig zu kopieren oder optisch digitalisiert zu erfassen (§ 8 Abs. 2 GwG); die Aufzeichnungen bewahren sie fünf Jahre auf (§ 8 Abs. 4 GwG). Bei einer Kontoeröffnung oder im Post-Ident-Verfahren gibt es deshalb keine Schwärzung (LDI NRW).
Was dürfen Sie auf dem Kontoauszug schwärzen?
Für die Vorlage beim Jobcenter hat das Bundessozialgericht die Linie gezogen: Kontoauszüge der letzten drei Monate sind vorzulegen. Auf der Ausgabenseite dürfen Sie Empfänger von Zahlungen schwärzen, wenn andernfalls besondere personenbezogene Daten offengelegt würden, etwa eine Partei- oder Religionszugehörigkeit (BSG, Urteil vom 19.09.2008, B 14 AS 45/07 R). Die Einnahmeseite bleibt lesbar.
Der Grund für diese Trennung: Die Einnahmen sind der Kern der Bedürftigkeitsprüfung, ohne sie kann die Behörde den Leistungsanspruch nicht beurteilen. Die Ausgabenseite zeigt dagegen, wofür jemand sein Geld verwendet, und genau dort können Überweisungen an eine Partei, eine Gewerkschaft oder eine Religionsgemeinschaft sensible Rückschlüsse erlauben. Für diese Empfängerangaben erkennt das Gericht die Schwärzung ausdrücklich an.
Außerhalb des Sozialrechts gilt wieder die Datenminimierung. Legen Sie den Kontoauszug dem Vermieter als Einkommensnachweis vor, akzeptiert die Datenschutzkonferenz die Kopie unter Schwärzung der nicht erforderlichen Angaben (DSK-Orientierungshilfe); sichtbar bleiben muss, was das Einkommen belegt, typischerweise die Gehaltseingänge. Dient der Auszug als Beleg für eine einzelne Zahlung, reicht es, wenn genau diese Buchung samt Kontoinhaber und Datum lesbar bleibt; alle übrigen Umsätze dürfen Sie abdecken.
Was dürfen Sie auf der Gehaltsabrechnung schwärzen?
Für den Mietinteressenten-Fall ist die Antwort belegt: Die Datenschutzkonferenz akzeptiert eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung in Kopie, jeweils unter Schwärzung der nicht erforderlichen Angaben. Erforderlich ist im Kern die Höhe des Nettoeinkommens; sogar die Bestätigung einer Betragsgrenze kann genügen (DSK-Orientierungshilfe, Version 2.0, Stand Januar 2026).
Wie viel auf einer Abrechnung steht, zeigt die Entgeltbescheinigungsverordnung. Zu den Pflichtangaben gehören unter anderem das Geburtsdatum, die Sozialversicherungsnummer, die Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge, die Merkmale für den Kirchensteuerabzug und die Steuer-Identifikationsnummer (§ 1 EBV). Das Kirchensteuermerkmal lässt auf die Religionszugehörigkeit schließen, die Kinderfreibeträge auf die Familiensituation. Für einen Einkommensnachweis braucht der Empfänger davon nichts.
Je nach Zweck verschiebt sich die Grenze. Verlangt der Empfänger nachvollziehbar das Bruttoentgelt, etwa für eine Verdienstbescheinigung, bleibt auch dieses offen; der Maßstab bleibt der Zweck der Vorlage. Zwei weitere Punkte aus der DSK-Orientierungshilfe helfen beim Zeitpunkt: Der Einkommensnachweis darf erst unmittelbar vor der Vertragsunterzeichnung verlangt werden, bei der Besichtigung noch nicht. Wer früher danach gefragt wird, darf auf diesen Stufenplan verweisen.
Welche Fehler machen eine Schwärzung unwirksam?
Unwirksam ist eine Schwärzung, wenn der Text unter der schwarzen Fläche in der Datei bleibt, wenn Metadaten die Angaben weiter enthalten oder wenn ein Bild nur verpixelt wurde. Solche Fehler unterlaufen Verantwortlichen laut der Sächsischen Datenschutz- und Transparenzbeauftragten regelmäßig. Werden dadurch schützenswerte Daten offenbart, ist das eine meldepflichtige Datenpanne nach Art. 33 DSGVO (Datenschutzkonformes Schwärzen, 30.08.2024).
Rechtlich ist das Schwärzen eine technische und organisatorische Maßnahme nach Art. 32 DSGVO (LfD Niedersachsen, Stand Juli 2025). Sie muss deshalb tatsächlich wirken und nicht nur so aussehen. Diese sechs Fehler treten in der Praxis am häufigsten auf:
| Fehler | Warum die Schwärzung scheitert | Was stattdessen hilft |
|---|---|---|
| Schwarzer Balken oder Rechteck über den Text gelegt | Der Text bleibt in der Datei. Markieren und in einen Texteditor kopieren macht ihn wieder lesbar (SDTB) | Die Angaben technisch aus der Datei entfernen, etwa durch Rastern der Seite beim Export |
| Geschwärzte Office-Datei im Originalformat weitergegeben | In .docx und Co. können Änderungshistorie, ausgeblendete Kommentare und Vorgängerversionen erhalten bleiben (SDTB) |
Als PDF exportieren oder den bereinigten Text in ein neues, leeres Dokument kopieren |
| „Speichern unter“ mit neuem Dateinamen | Der neue Name entfernt keine Metadaten (SDTB) | Datei-Eigenschaften prüfen und Metadaten gezielt löschen |
| Bilder verpixelt oder weichgezeichnet | Texte und Bilder lassen sich je nach Stärke mit Algorithmen und KI rekonstruieren (LfD Niedersachsen) | Fläche deckend übermalen und in einem Format ohne Ebenen speichern, etwa JPG (SDTB) |
| Papierdokument nur durchgestrichen | Durchgestrichenes bleibt gegen das Licht und im Scan oft erkennbar (LfD Niedersachsen) | Überkleben oder ausschneiden, davon eine Kopie ziehen und nur die Kopie herausgeben |
| Datei bei einem Online-Dienst hochgeladen | Der Upload zu einem fremden Anbieter bringt eigene datenschutzrechtliche Risiken mit (SDTB) | Lokal installierte Programme nutzen oder ein Werkzeug, das die Datei im Browser belässt |
Die Metadaten verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit, weil sie unsichtbar mitreisen. Dort stehen je nach Dateityp, wer wann etwas geändert hat, und bei Bildern zusätzlich Urheber, Aufnahmezeit und GPS-Position. Prüfen Sie deshalb vor jeder Weitergabe die Datei-Eigenschaften.
Wie schwärzen Sie ein Dokument rechtssicher?
Rechtssicher ist eine Schwärzung, wenn die richtigen Felder abgedeckt sind und die Abdeckung technisch hält. Das BMI formuliert die Anforderung deutlich: Geschwärzte Angaben sollen weder lesbar noch durch technische Verfahren wiederherstellbar sein; bei digitalen Programmen müssen die Daten gelöscht und darf nichts nur visuell überdeckt werden (BMI-Personalausweisportal). So gehen Sie vor:
- Zweck klären. Bestimmen Sie, wofür der Empfänger das Dokument braucht und welche Angaben er dafür sehen muss. Die Feldlisten oben geben die Antwort für Ausweis, Kontoauszug und Gehaltsabrechnung.
- Kopie erstellen und kennzeichnen. Arbeiten Sie immer mit einer Kopie. Bei Ausweisen ist die dauerhafte Kennzeichnung als Kopie gesetzliche Pflicht (§ 20 Abs. 2 PAuswG); ein Vermerk mit Zweck und Datum schützt zusätzlich vor Zweckentfremdung.
- Nicht erforderliche Felder deckend schwärzen. Decken Sie jede nicht benötigte Angabe vollständig ab, auch in Kopf- und Fußzeilen, auf Rückseiten und in der maschinenlesbaren Zone.
- Echte Schwärzung prüfen. Testen Sie am Ergebnis, ob sich unter den schwarzen Flächen noch Text markieren, kopieren oder finden lässt. Das kostenlose PDF-Schwärzen-Werkzeug rastert markierte Seiten beim Export: Der Text darunter wird aus der Datei entfernt, und die Datei bleibt dabei vollständig auf Ihrem Gerät.
- Kopie nach Zweckerfüllung vernichten lassen. Der Empfänger einer Ausweiskopie hat sie nach erfolgter Identifizierung unverzüglich zu vernichten; ein Vermerk über die Vorlage genügt (LDI NRW).
Dieselbe Sorgfalt gilt auf der Gegenseite. Unternehmen, die eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO beantworten, schwärzen vor der Herausgabe die Daten Dritter, denn das Recht auf Kopie darf deren Rechte und Freiheiten nicht beeinträchtigen (Art. 15 Abs. 4 DSGVO); den vollständigen Ablauf zeigt der Beitrag zum Beantworten von Auskunftsersuchen. Und sobald Schwärzen zur wiederkehrenden Aufgabe wird, mit Dokumenten-Stapeln, automatischer Erkennung von Namen, Adressen und IBANs und einem Protokoll je Entscheidung, übernimmt veronto redact diesen Schritt in Ihrer Infrastruktur.
Für den Einzelfall bleibt der Weg kurz: Feldliste aus diesem Beitrag nehmen, Dokument im Browser-Werkzeug markieren, echte Schwärzung exportieren. Mehr braucht es für Ausweiskopie, Kontoauszug und Gehaltsabrechnung in der Regel nicht.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Welche Angaben im Einzelfall geschwärzt werden dürfen oder müssen, hängt vom Zweck der Vorlage ab; im Zweifel hilft die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.