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PDF schwärzen. Text wirklich entfernen.

Ein schwarzer Balken kann täuschen: Der Text darunter bleibt oft kopierbar. Wählen Sie Ihre PDF, markieren Sie sensible Stellen und speichern Sie eine neue Fassung ohne Textebene unter den Schwärzungen. Die Seite lädt Ihr Dokument nicht auf einen Server.

Was beim Speichern mit Ihrer PDF passiert

Ihr Original bleibt unverändert. Das Werkzeug erstellt eine neue PDF. Jede Seite mit mindestens einer Markierung wird zu einem Bild, in das die schwarzen Flächen fest eingebrannt sind. Seiten ohne Markierung werden aus dem Original übernommen und bleiben durchsuchbar.

Drei Prüfungen vor der Weitergabe

  • Öffnen Sie die gespeicherte Datei neu und kontrollieren Sie jede schwarze Fläche.
  • Suchen Sie nach dem entfernten Text und versuchen Sie, ihn unter der Fläche zu kopieren.
  • Prüfen Sie Dateieigenschaften, Kommentare und Anhänge gesondert.

Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte empfiehlt eine Sicherungskopie, die abschließende Kontrolle auf Lücken und eine gesonderte Prüfung der Metadaten.

Mit zwei Testseiten selbst prüfen

Die Beispieldatei ist vollständig synthetisch. Auf Seite 1 stehen eine Testkennung und zwei farbige Kontrollflächen. Seite 2 enthält eine weitere Kennung zum Vergleichen. Das Ergebnis wurde am 2. Oktober 2026 mit diesem Werkzeug erzeugt.

Original-PDF herunterladen · 2 Seiten Ergebnis-PDF herunterladen · 2 Seiten
  1. Laden Sie die Original-PDF herunter und wählen Sie sie oben im Werkzeug aus.
  2. Markieren Sie auf Seite 1 die Kennung SECRET_PAGE_ONE_7F8A2 und den Satz direkt darunter. Lassen Sie die Überschrift und beide farbigen Flächen frei. Öffnen Sie Seite 2 und lassen Sie sie ohne Markierung.
  3. Speichern Sie die neue PDF und öffnen Sie sie erneut. Vergleichen Sie beide Seiten mit dem bereitgestellten Ergebnis.
Seite 1: als Bild gespeichert
Die Kennung ist verdeckt. Auch die sichtbare Überschrift lässt sich nicht mehr als Text kopieren, weil die ganze Seite gerastert wurde. Beide farbigen Flächen bleiben sichtbar.
Seite 2: Text erhalten
Die Kennung CONTROL_PAGE_TWO_3C4D9 bleibt auffindbar und kopierbar. Die Seite wurde ohne Markierung übernommen.

Der Vergleich zeigt, wie sich eine Markierung auf diese beiden Seiten auswirkt. Prüfen Sie bei eigenen Dokumenten zusätzlich die oben genannten Dateieigenschaften, Kommentare und Anhänge.

Ist ein schwarzes Rechteck über dem Text eine sichere Schwärzung?

Nein. Ein schwarzes Rechteck aus einem PDF-Editor, Vorschauprogramm oder einer Präsentation kann als eigene Ebene über dem Text liegen. Dann bleibt der Inhalt in der Datei und lässt sich weiterhin markieren, kopieren oder durchsuchen.

Dieses Werkzeug rastert markierte Seiten deshalb beim Export: Die Seite wird zu einem Bild, die schwarzen Flächen werden fest eingebrannt. Wer das geschwärzte PDF öffnet, kann unter der Fläche nichts markieren, kopieren oder per Volltextsuche finden. Das gilt für den Seiteninhalt. Dateieigenschaften, Kommentare und Anhänge müssen Sie gesondert prüfen. Die Methoden im Vergleich:

Nur abdecken oder den Text entfernen
Methode Text darunter extrahierbar? Einordnung
Schwarzes Rechteck als Ebene (PDF-Editor, Vorschau) Ja: markieren, kopieren, durchsuchen möglich Nur optisch verdeckt, für sensible Daten ungeeignet
Text schwarz hinterlegen oder weiß färben Ja: der Text bleibt in der Datei Nur optisch verändert, für sensible Daten ungeeignet
Rasterung der Seite mit eingebrannten Flächen (dieses Werkzeug) Nein: die Seite wird ein Bild ohne Textebene Text unter den Flächen entfernt; Textsuche auf der ganzen Seite entfällt
Redaktions-Software, die Textobjekte aus der Datei entfernt Nein: Inhalte werden aus der Struktur gelöscht Textobjekte entfernt; für große Mengen und Aktenläufe geeignet
Ausdrucken, mit Stift schwärzen, neu einscannen Nein, bei deckender Schwärzung Funktioniert, kostet aber Zeit und Bildqualität

Schwärzung ist das dauerhafte Unkenntlichmachen einzelner Angaben in einem Dokument. Werden alle Angaben mit Personenbezug vollständig entfernt, spricht man von Anonymisierung: Der Bezug zu einer Person lässt sich dann nicht wiederherstellen.

Wann Handarbeit zum Risiko wird

Für ein einzelnes Dokument ist der Weg kurz. Bei wiederkehrenden Aktenstapeln genügt eine übersehene Seite für eine Datenpanne. Dazu kommen doppelte Kontrollen und die Frage, wer später noch belegen kann, welche Stelle geprüft und freigegeben wurde.

Wenn jede neue Akte wieder bei null beginnt.

Im Browser können Sie einen beispielhaften Prüfablauf von veronto redact ansehen. Für echte Dokumentenstapel klären wir in einem Pilot, welche Inhalte und Formate zuverlässig verarbeitet werden und wie Menschen prüfen und freigeben.

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Was dürfen Sie auf Kontoauszug, Ausweiskopie und Gehaltsabrechnung schwärzen?

Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO verlangt, personenbezogene Daten auf das für den Zweck notwendige Maß zu beschränken. Daraus entsteht keine allgemeine Liste erlaubter Schwärzungen. Entscheidend sind der Empfänger, der Anlass und die Angaben, die dieser dafür tatsächlich benötigt.

Belegte Grenzen für typische Dokumente
Dokument Was unkenntlich gemacht werden kann Quelle
Kontoauszug für das Jobcenter Empfängerangaben nicht leistungsrelevanter Zahlungsausgänge. Einnahmen müssen für die Prüfung erkennbar bleiben. BSG, 14.05.2020, B 14 AS 7/19 R
Ausweiskopie Nicht erforderliche Felder nach dem konkreten Zweck. Die Kopie muss als Kopie erkennbar bleiben. § 20 Abs. 2 PAuswG
Gehaltsabrechnung / Einkommensnachweis für den Vermieter Nicht erforderliche Angaben im Einkommensnachweis. Der Nachweis darf erst nach der Auswahl der künftigen Mietpartei verlangt werden. DSK-Orientierungshilfe V2.0, Januar 2026

Kontoauszug für das Jobcenter: Entscheidend ist die Leistungsrelevanz

Das Bundessozialgericht bestätigt für das Jobcenter die Vorlage von Kontoauszügen des maßgeblichen Zeitraums, im entschiedenen Fall waren es drei Monate. Angaben zu Empfängern nicht leistungsrelevanter Zahlungsausgänge können geschwärzt werden. Einnahmen müssen für die Prüfung erkennbar bleiben (BSG, Urteil vom 14.05.2020, B 14 AS 7/19 R). Welche Zahlung leistungsrelevant ist, lässt sich deshalb nicht allein aus der Spalte des Kontoauszugs ableiten.

Ausweiskopie: als Kopie kennzeichnen, Rest minimieren

Nach § 20 Abs. 2 PAuswG darf der Personalausweis nur mit Zustimmung des Ausweisinhabers abgelichtet werden. Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Andere Personen als der Ausweisinhaber dürfen sie nicht an Dritte weitergeben. Das Gesetz nennt keine feste Liste zu schwärzender Felder. Offen bleiben nur die Angaben, die der Empfänger für den konkreten Zweck benötigt.

Einkommensnachweis: erst nach der Auswahl und nur zweckgebundene Angaben

Die Datenschutzkonferenz nennt eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung, einen Kontoauszug oder einen Einkommensteuerbescheid als mögliche Nachweise dafür, dass die Miete gezahlt werden kann. Nicht erforderliche Angaben können geschwärzt werden. Der Nachweis darf erst verlangt werden, wenn die Entscheidung für die künftige Mietpartei gefallen ist, unmittelbar vor dem Vertrag. Zahlt eine öffentliche Stelle die Miete direkt an den Vermieter, wird stattdessen ein geeigneter Nachweis über die Übernahme der Zahlungen vorgelegt (DSK-Orientierungshilfe, Version 2.0, Stand Januar 2026).

Wie schwärzen Sie ein PDF auf dem Mac oder mit Adobe?

Beide Wege können Inhalte dauerhaft entfernen, setzen aber ein installiertes Programm voraus, und bei Adobe zusätzlich eine Lizenz.

Auf dem Mac bietet die Vorschau das Werkzeug „Auswahl des zu redigierenden Texts“. Apple beschreibt es so, dass der ausgewählte Text dauerhaft aus der Ansicht entfernt wird; während der Arbeit lässt sich die Redigierung noch ändern, mit dem Schließen des Dokuments wird sie endgültig (Apple Support). Achten Sie darauf, das Dokument nach dem Schwärzen wirklich zu schließen, bevor Sie es weitergeben.

Mit Adobe gehört das Schwärzen zum Funktionsumfang von Acrobat Pro. Der kostenlose Acrobat Reader enthält es nicht; die Anleitung von Adobe beginnt entsprechend mit dem Start von Acrobat Pro (Adobe Help Center).

Das Werkzeug auf dieser Seite braucht weder Installation noch Lizenz. Es läuft in einem aktuellen Browser auf dem Gerät.

Browser-Werkzeug oder Upload-Dienst: was ist datenschutzkonform?

Bei einem Upload-Dienst verlässt die Datei Ihr Gerät und liegt beim Anbieter. Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte weist darauf hin, dass Online-Dienste, bei denen Sie Ihre PDF-Datei zum Schwärzen hochladen müssen, weitere datenschutzrechtliche Risiken nach sich ziehen, und rät zur Prüfung, ob ein lokal installierter Editor die bessere Wahl ist (Datenschutzkonformes Schwärzen, 30.08.2024). Ein Werkzeug, das im Browser rechnet und die Datei auf dem Gerät belässt, vermeidet den Upload und die Installation zugleich.

Die vier Wege zum geschwärzten PDF im Vergleich
Weg Datei verlässt das Gerät Installation nötig Text unter der Fläche bleibt als Textobjekt
Dieses Browser-Werkzeug Nein: die Verarbeitung läuft im Browser Nein Nein: markierte Seiten werden gerastert
Online-Dienst mit Upload Ja: die Datei liegt beim Anbieter Nein Je nach Verfahren des Anbieters
Desktop-Programm mit Schwärzungsfunktion Nein Ja Nein, sofern das Programm die Textobjekte entfernt
Schwarzer Balken im PDF-Betrachter oder in Office Nein Nein Ja: der Text bleibt auslesbar

Prüfen Sie es selbst

Sie können den lokalen Datenweg und das Ergebnis selbst prüfen.

  1. Netzwerkbereich zuerst öffnen. Beobachten Sie bereits vor der Dateiauswahl, welche Dateien der Browser von veronto.de lädt.
  2. Mit einer Testdatei arbeiten. Öffnen Sie alle Seiten, die Sie bearbeiten wollen. Je nach PDF können dabei weitere Bestandteile des Werkzeugs von veronto.de geladen werden.
  3. Den Inhalt der Anfragen prüfen. Keine Anfrage darf Ihre PDF oder deren Inhalt mitsenden. Die zusätzliche Regel connect-src 'none' blockiert weitere Verbindungen des Werkzeugs, etwa per Fetch, XHR und WebSocket.

Für dienstliche Unterlagen kommt ein rechtlicher Punkt hinzu: Verarbeitet ein externer Dienst personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, gelten die Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und es braucht einen Vertrag mit dem Anbieter. Dieses Werkzeug übermittelt das Dokument nicht an einen solchen Dienst. Was ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung regeln muss, steht in unserer Übersicht zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

Schwärzen Sie gerade für eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO? Dann läuft parallel die Monatsfrist: Der DSGVO-Fristenrechner liefert einen Planungstermin auf Basis bundeseinheitlicher Feiertage.

Häufige Fragen zum PDF-Schwärzen

Ist ein Online-Dienst mit Upload zum Schwärzen erlaubt?

Das hängt von den Daten und dem Anbieter ab. Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte warnt vor den zusätzlichen Datenschutzrisiken eines Uploads. Verarbeitet ein Dienst personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, müssen außerdem die Anforderungen aus Art. 28 DSGVO erfüllt sein. Dieses Werkzeug verarbeitet die PDF im Browser und lädt das Dokument nicht auf einen Server.

Was darf ich auf dem Kontoauszug schwärzen?

Für das Jobcenter hat das Bundessozialgericht bestätigt: Kontoauszüge des maßgeblichen Zeitraums dürfen verlangt werden. Angaben zu Empfängern nicht leistungsrelevanter Zahlungsausgänge können geschwärzt werden. Einnahmen müssen für die Prüfung erkennbar bleiben. Bei anderen Empfängern entscheidet der konkrete Zweck, welche Angaben erforderlich sind.

Was muss auf einer Ausweiskopie geschwärzt werden?

Eine feste Liste gibt das Personalausweisgesetz nicht vor. Die Kopie darf nur mit Zustimmung des Ausweisinhabers erstellt werden und muss eindeutig sowie dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Der Empfänger darf nur die Daten verarbeiten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Welche Felder offen bleiben, hängt deshalb vom Anlass ab.

Was schwärzen Sie beim Einkommensnachweis für den Vermieter?

Die Datenschutzkonferenz nennt eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung, einen Kontoauszug oder einen Einkommensteuerbescheid als mögliche Nachweise. Nicht erforderliche Angaben können geschwärzt werden. Verlangt werden darf der Nachweis erst, wenn die Entscheidung für die künftige Mietpartei gefallen ist, unmittelbar vor dem Vertrag. Zahlt eine öffentliche Stelle die Miete direkt, tritt an die Stelle des Einkommensnachweises ein geeigneter Nachweis der Kostenübernahme.

Ist ein schwarzes Rechteck über Text eine sichere Schwärzung?

Nein. Ein Rechteck kann nur über dem Text liegen. Dann bleibt der Inhalt in der Datei und lässt sich weiter markieren, kopieren oder durchsuchen. Dieses Werkzeug speichert markierte Seiten als Bilder mit fest eingebrannten schwarzen Flächen. Unter diesen Flächen bleibt keine Textebene erhalten.

Wird meine PDF-Datei hochgeladen?

Nein. Die Seite liest, rendert und schwärzt die Datei im Browser. Es gibt keinen Dokument-Upload. veronto erhält den Dateiinhalt nicht und wertet ihn nicht aus. Der Browser lädt Programmdateien von veronto.de; je nach PDF können beim Öffnen weiterer Seiten zusätzliche Bestandteile des Werkzeugs nötig sein. Diese Abrufe übertragen weder die PDF noch ihren Inhalt.

Warum ist das geschwärzte PDF ein Bild-PDF?

Die Rasterung ist der Sicherheitsmechanismus: Aus jeder markierten Seite wird ein Bild, in dem die schwarzen Flächen fest eingebrannt sind. Dadurch existiert unter der Schwärzung kein Text mehr, der sich wiederherstellen ließe. Der Preis dafür: Auf geschwärzten Seiten funktioniert keine Textsuche mehr. Seiten ohne Markierung übernimmt das Werkzeug unverändert, dort bleibt der Text erhalten.

Entfernt das Werkzeug auch Metadaten, Kommentare und Anhänge?

Das Werkzeug bearbeitet die sichtbaren PDF-Seiten. Verlassen Sie sich bei Dateieigenschaften, Kommentaren und Anhängen nicht auf die Schwärzungsflächen. Öffnen Sie das Ergebnis neu und prüfen Sie diese Bereiche vor der Weitergabe gesondert. Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte empfiehlt ausdrücklich eine Kontrolle der Metadaten und der fertigen Schwärzung.

Hinweis: Dieser Beitrag und das Werkzeug sind eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Welche Angaben im Einzelfall geschwärzt werden dürfen oder müssen, hängt vom Zweck der Vorlage ab; im Zweifel hilft die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.