Sie bearbeiten in einer Bundesbehörde eine Anfrage nach dem Informationsfreiheitsgesetz des Bundes. Dieser Beitrag führt den Vorgang vom Eingang bis zur freigegebenen Ausgabe. Für UIG-Anfragen, Landesbehörden und besondere Fachakten gelten andere Prüfwege; der Wegweiser zur Aktenherausgabe ordnet sie zu.

IFG-Ablauf: Der Antrag führt über Suche und Schutzprüfung zur Freigabe; bei möglichen Interessen Dritter kommt eine Beteiligung hinzu.
Der Suchbestand ist noch keine Herausgabefassung. Die Entscheidung über Schutzgründe und eine erforderliche Drittbeteiligung liegen vor der Ausgabe.

1. Eingang und Monatsvorgabe erfassen

Speichern Sie den Antrag im Original und halten Sie Eingang, beantragte Information, Kontaktweg und verantwortliche Organisationseinheit fest. Nach § 7 Abs. 5 IFG ist der Zugang unverzüglich zu gewähren. Er soll innerhalb eines Monats erfolgen.

Die Monatsangabe ist eine Sollvorgabe. Trotzdem braucht der Vorgang vom ersten Tag an ein Zieldatum. Bei einer vollständigen oder teilweisen Ablehnung knüpft § 9 Abs. 1 IFG die Bekanntgabe der Entscheidung an diese Monatsvorgabe.

2. Bundes-IFG und Zuständigkeit prüfen

§ 1 Abs. 1 IFG erfasst Behörden des Bundes und bestimmte weitere Stellen bei öffentlich-rechtlichen Verwaltungsaufgaben. Außerdem muss die Behörde nach § 7 Abs. 1 zur Verfügung über die verlangte Information berechtigt sein.

Prüfen Sie früh:

  • Handelt es sich um eine Stelle des Bundes?
  • Geht es um eine amtliche Information?
  • Ist Ihre Behörde verfügungsberechtigt?
  • Gilt eine vorrangige besondere Zugangsregel?
  • Betrifft der Antrag Umweltinformationen, Verbraucherinformationen oder einen anderen eigenen Rechtsweg?

§ 1 Abs. 3 IFG gibt anderen gesetzlichen Zugangsregeln grundsätzlich Vorrang. § 29 VwVfG und § 25 SGB X sind ausdrücklich ausgenommen. Diese beiden Akteneinsichtsrechte verdrängen das Bundes-IFG daher nicht allein aufgrund dieser Vorschrift.

3. Antrag präzisieren und Schutzbelange vorplanen

Eine klare Anfrage spart Suchaufwand und verhindert Lücken. Klären Sie bei Bedarf Zeitraum, Projekt, Aktenzeichen, Organisationseinheit und gewünschte Zugangsart. Betrifft der Antrag Daten Dritter im Sinne von § 5 Abs. 1 oder 2 IFG oder § 6 IFG, muss er nach § 7 Abs. 1 Satz 3 begründet werden.

Schon jetzt wird eine Schutzlandkarte angelegt. Sie entscheidet noch nicht über einzelne Schwärzungen, lenkt aber die Suche:

Früher Hinweis Folge für die Suche
Namen oder private Kontaktdaten personenbezogene Fundstellen separat erfassen
Verträge, Angebote oder technische Konzepte mögliche Geheimnisse und Rechteinhaber zuordnen
laufende Entscheidungsbildung Entwürfe und abgeschlossene Sachinformationen trennen
Sicherheits-, Kontroll- oder Ermittlungsbezug zuständige Fachstelle früh einbeziehen

Die frühzeitige Einordnung verhindert, dass schutzrelevante Quellen erst nach einer zu engen Suche sichtbar werden. Die eigentliche Entscheidung nach §§ 3 bis 6 folgt an den gefundenen Inhalten.

4. Suche nachvollziehbar durchführen

Legen Sie Suchorte, verantwortliche Personen, Suchbegriffe und Zeitraum fest. Je nach Antrag können Registratur, Dokumentenmanagement, Fachverfahren, Funktionspostfächer, dienstliche E-Mail-Konten und Projektablagen betroffen sein.

Der Suchvermerk sollte beantworten:

  1. Welche Stellen und Systeme wurden geprüft?
  2. Mit welchen Begriffen, Aktenzeichen und Zeiträumen wurde gesucht?
  3. Welche Treffer wurden in den Prüfbestand aufgenommen?
  4. Wo gab es keine Treffer?
  5. Welche Rückfragen oder Nachsuchen waren nötig?

Diese Dokumentation macht die Vollständigkeit der Suche später prüfbar.

5. Schutzgründe an Fundstellen entscheiden

Jetzt wird jede relevante Stelle eingeordnet:

  • § 3 IFG schützt besondere öffentliche Belange unter den dort genannten Voraussetzungen.
  • § 4 IFG betrifft den behördlichen Entscheidungsprozess.
  • § 5 IFG regelt den Zugang zu personenbezogenen Daten Dritter und enthält Sonderregeln für besondere Kategorien sowie bestimmte Funktionsangaben.
  • § 6 IFG schützt geistiges Eigentum und erlaubt Zugang zu Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen nur, soweit der Betroffene eingewilligt hat.

Ein tragfähiger Vermerk nennt Dokument, Seite oder Feld, einschlägige Norm, kurze Begründung und Entscheidung. Ein pauschales Etikett für eine ganze Datei reicht nur, wenn tatsächlich jede enthaltene Information denselben Ausschlussgrund erfüllt.

6. Drittbeteiligung nach § 8 IFG durchführen

Station nach § 8 IFG Bedeutung für die Ausgabe
Gelegenheit zur Stellungnahme innerhalb eines Monats Der Dritte kann sein schutzwürdiges Interesse erläutern.
Schriftliche Behördenentscheidung und Bekanntgabe auch an den Dritten Die Behörde entscheidet über den Zugang.
Bestandskraft gegenüber dem Dritten oder gesetzlicher Weg der sofortigen Vollziehung Erst jetzt darf unter den Voraussetzungen des Absatzes 2 Zugang erfolgen.

Gibt es Anhaltspunkte für ein schutzwürdiges Interesse eines Dritten, erhält dieser nach § 8 Abs. 1 IFG schriftlich Gelegenheit zur Stellungnahme innerhalb eines Monats. Die Stellungnahme liefert Tatsachen und Interessen. Die Entscheidung trifft weiterhin die Behörde.

Vier Daten müssen getrennt geführt werden:

  1. Beginn und Ende der Stellungnahmefrist,
  2. Eingang der Stellungnahme oder Fristablauf,
  3. Behördenentscheidung und Bekanntgabe an den Dritten,
  4. frühester zulässiger Zugang.

Nach § 8 Abs. 2 darf der Zugang erst erfolgen, wenn die Entscheidung gegenüber dem Dritten bestandskräftig ist oder die sofortige Vollziehung angeordnet wurde und seit der Bekanntgabe dieser Anordnung an den Dritten zwei Wochen vergangen sind.

7. Teilzugang, Entscheidung und Gebühren zusammenführen

Sind nur Teile geschützt, verlangt § 7 Abs. 2 IFG Zugang zum übrigen Teil, soweit dies ohne Preisgabe geheimhaltungsbedürftiger Informationen oder unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand möglich ist. Bei berührten Belangen Dritter nennt die Vorschrift die Unkenntlichmachung, wenn die antragstellende Person damit einverstanden ist.

Die Entscheidung kann vollständigen Zugang, Teilzugang oder Ablehnung enthalten. Bei einer ganzen oder teilweisen Ablehnung verlangt § 9 Abs. 2 IFG außerdem die Mitteilung, ob und wann ein späterer Zugang ganz oder teilweise voraussichtlich möglich ist.

Gegen eine ablehnende Entscheidung eröffnet § 9 Abs. 4 IFG den Rechtsweg über Widerspruch und Verpflichtungsklage.

§ 10 IFG erlaubt Gebühren und Auslagen; einfache Auskünfte sind gebührenfrei. Die konkrete Gebührenentscheidung richtet sich nach der Informationsgebührenverordnung und gehört zur Akte des Vorgangs.

8. Ausgabe prüfen und Vorgang schließen

Vor dem Versand muss die freigegebene Datei genau der rechtlichen Entscheidung entsprechen. Prüfen Sie:

  • richtige Dokumente und Versionen,
  • vollständige, dauerhaft wirksame Schwärzungen,
  • Textschicht und OCR,
  • Kommentare, Änderungsverfolgung und Metadaten,
  • eingebettete Anhänge und Dateinamen,
  • Übereinstimmung von Bescheid, Anlagenliste und Ausgabe,
  • Abschluss einer erforderlichen Drittbeteiligung.

Dokumentieren Sie Versandweg, Zeitpunkt, Empfänger und freigegebene Version. Für einzelne PDF-Dateien steht PDF lokal schwärzen bereit. Die Ablaufdemo von veronto disclose zeigt mit festen Beispieldaten, wie Empfänger, Schutzentscheidung und Freigabe zusammenhängen. Einen produktiven IFG-Vorgang belegt diese Demo nicht.

Fiktiver Kurzfall

Eine Bundesbehörde erhält einen Antrag auf Verträge und Statusberichte eines Förderprojekts. Schon beim Eingang wird erkennbar, dass Unternehmensangaben und Namen Beschäftigter enthalten sein können. Die Suche erfasst daher Vertragsakte, Projektberichte und zuständige Postfächer mit eindeutigen Zeiträumen.

An den Treffern prüft die Behörde §§ 3 bis 6 IFG. Für mögliche Geschäftsgeheimnisse beteiligt sie das betroffene Unternehmen nach § 8. Zugängliche Berichtsteile werden nach § 7 Abs. 2 getrennt. Bescheid, Gebührenentscheidung, Drittbekanntgabe und technische Ausgabekontrolle bleiben bis zum Versand im selben Vorgang verbunden.

Quellen und Stand

Quellen und dargestellte Normen geprüft am 8. September 2026. Der Beitrag beschreibt das Informationsfreiheitsgesetz des Bundes und ist keine Rechtsberatung. Landes-IFG, UIG, VIG und weitere Fachgesetze haben eigene Abläufe.