KI im Mandat und Datenschutz: Verschwiegenheit, § 203 StGB und DSGVO

Ein Schriftsatz soll gekürzt, ein Vertrag verglichen oder eine Ermittlungsakte zusammengefasst werden. Der Text landet schnell in einem Chatfenster. Enthält er Namen, Aktenzeichen, Gesundheitsdaten oder die Prozessstrategie, gibt die Kanzlei jedoch Informationen an einen technischen Dienst weiter. Ob das zulässig ist, entscheidet sich am konkreten Werkzeug, Vertrag und Datenfluss.

Ein freigegebener Kanzlei-Account kann anders zu beurteilen sein als ein privater Account oder eine Browser-Erweiterung. Auch beim selben Anbieter können Tarif, Einstellungen, Speicherort, Protokollierung und Unterauftragnehmer unterschiedlich sein. Eine allgemeine Erlaubnis für „KI“ ist deshalb zu grob.

§ 43e BRAO ist die zentrale Dienstleisterregel

§ 43a Abs. 2 BRAO verpflichtet Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Verschwiegenheit. Für externe Dienste konkretisiert § 43e BRAO, unter welchen Voraussetzungen ein Dienstleister Zugang zu fremden Geheimnissen erhalten darf.

Für die KI-Nutzung sind vor allem diese Anforderungen wichtig:

1. Der Zugang darf nur so weit eröffnet werden, wie es für die Dienstleistung erforderlich ist.
2. Die Kanzlei muss den Dienstleister sorgfältig auswählen und die Zusammenarbeit beenden, wenn die Vorgaben nicht mehr eingehalten werden.
3. Der Vertrag braucht Textform. Er muss den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichten und über strafrechtliche Folgen belehren.
4. Der Dienstleister darf Geheimnisse nur in dem Umfang zur Kenntnis nehmen, der für den Vertrag nötig ist.
5. Der Vertrag muss regeln, ob weitere Personen eingesetzt werden dürfen. Diese müssen ebenfalls in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.
6. Bei Auslandsleistungen ist ein mit dem Inland vergleichbarer Geheimnisschutz erforderlich. Die gesetzliche Ausnahme betrifft Fälle, in denen der Geheimnisschutz diese Anforderung nicht verlangt.
7. Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, darf der Dienstleister nach § 43e Abs. 5 BRAO nur mit Einwilligung des Mandanten Zugang zu fremden Geheimnissen erhalten.

Eine Einwilligung ersetzt die Pflichten zur Auswahl und zum Vertrag nicht automatisch. § 43e Abs. 6 verlangt für einen Verzicht darauf eine ausdrückliche Erklärung des Mandanten. Für Dienste, deren Inanspruchnahme auf besonderen gesetzlichen Vorschriften beruht, nimmt Absatz 7 die Absätze 1 bis 6 aus. Ist der Dienstleister hinsichtlich dieser Leistung gesetzlich verschwiegenheitspflichtig, entfallen nur die Vertragsinhalte nach Absatz 3 Satz 2.

§ 43e Abs. 8 BRAO stellt ausdrücklich klar, dass die Datenschutzvorschriften daneben weiter gelten. Bei Auftragsverarbeitung muss die Vereinbarung zusätzlich die Anforderungen aus Art. 28 DSGVO erfüllen; diese Pflichten können im selben Vertragswerk geregelt sein. In anderen Rollen braucht die Datenverarbeitung die dafür geltenden Voraussetzungen der DSGVO.

Was gilt für eine Steuerkanzlei?

Für Steuerberater und Steuerbevollmächtigte regelt § 62a StBerG die Dienstleistereinbindung. Die Norm verlangt ebenfalls Erforderlichkeit und sorgfältige Auswahl. Absatz 3 erfasst den Vertrag in Textform, Verschwiegenheitsbindung mit strafrechtlicher Belehrung, begrenzte Kenntnisnahme und weitere Personen. Bei Auslandsleistungen ist Absatz 4, bei unmittelbar einem einzelnen Mandat dienenden Dienstleistungen Absatz 5 zu prüfen. Absätze 6 und 7 enthalten besondere Regeln und Ausnahmen; die Datenschutzvorschriften bleiben nach Absatz 8 anwendbar.

Die Kanzlei ordnet den Vorgang deshalb zuerst dem maßgeblichen Berufsrecht zu. Der Steuerberater-Leitfaden zeigt die Vorbereitung einer Mandantenmail. Das folgende Prüfprofil verbindet die Anbieterfragen mit dem konkreten Arbeitsweg.

§ 203 StGB schützt fremde Geheimnisse, die Berufsgeheimnisträgern anvertraut oder sonst bekannt geworden sind. Die Norm erfasst auch die Einbindung mitwirkender Personen. Ob ein konkreter Anbieter wirksam eingebunden ist, hängt unter anderem von Erforderlichkeit, Verpflichtung, tatsächlichen Zugriffen und der Kette weiterer Dienstleister ab.

Art. 9 und Art. 10 DSGVO getrennt behandeln

Mandatsdaten können gewöhnliche personenbezogene Daten sowie besonders geschützte Daten enthalten. Art. 9 und Art. 10 DSGVO regeln zwei Gruppen, die oft vermischt werden:

Art. 10 ist keine Untergruppe des Art. 9. Für beide gilt zusätzlich, dass die Verarbeitung eine Grundlage nach Art. 6 DSGVO braucht. Art. 10 erlaubt die Verarbeitung nur unter behördlicher Aufsicht oder wenn Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats sie mit angemessenen Garantien zulässt. Welche Grundlage trägt, muss die Kanzlei für Zweck, Rolle und Mandatskontext festlegen.

Den echten Datenfluss prüfen

Ein Anbieterfragebogen genügt nur, wenn er den verwendeten Dienst tatsächlich abbildet. Vor der Freigabe klären Sie diese Punkte:

Auf schmalen Bildschirmen können Sie die Tabelle seitlich scrollen.

Die DSK-Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz nennt unter anderem Zweck, Rechtsgrundlage, Transparenz, Betroffenenrechte, Datenschutz durch Technikgestaltung, Sicherheit und eine mögliche Datenschutz-Folgenabschätzung. Für Kanzleien kommt die berufsrechtliche Prüfung hinzu.

Die allgemeine Prüfung von Account, Eingaben und Datenverwendung vertieft der Ratgeber ChatGPT im Unternehmen und Datenschutz. Eine dort beschriebene Einstellung ersetzt die zusätzliche Freigabe für Mandatsgeheimnisse nicht.

Wie halten Sie den geprüften KI-Datenweg fest?

Das Prüfprofil sammelt die Angaben für genau einen Vorgang: Welche Arbeit soll die KI übernehmen, welche Informationen erreicht welcher Dienstleister und welche Nachweise tragen die Entscheidung? Es ist als CSV zum Ausfüllen und als Markdown-Vorlage frei verfügbar. Sie füllen die Datei lokal aus. Für die CSV wählen Sie beim Import UTF-8 und das Semikolon als Trennzeichen.

Beginnen Sie mit einer internen Vorgangskennung und der Aufgabe. Lassen Sie den Anbieter seine Verarbeitungsschritte, weiteren Dienstleister und Belege ergänzen. Danach ordnen die zuständigen Personen Berufsrecht, Datenschutz und technische Ergebnisse ein. Offene Felder bleiben als ungeklärt stehen.

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Für eine Vorprüfung von veronto stehen Betrieb und Datenweg, das AVV-Muster und der Sicherheitsstandard bereit. Die allgemeinen Datenschutzregeln und die zusätzlichen Berufsanforderungen werden im Profil getrennt erfasst. Konkrete Anbieter, Modellwege und projektbezogene Vereinbarungen gehören zum jeweiligen Auftrag. Das leere Profil enthält dafür keine vorweggenommene Zusage.

Der gefährliche Umweg: private Browser-Erweiterungen

Besonders riskant ist die Nutzung außerhalb des freigegebenen Wegs. Eine Browser-Erweiterung kann Texteingaben, markierte Webseiten oder Formulardaten an einen anderen Anbieter übertragen als den vom Kanzlei-Account geprüften Dienst. Ein privater Account kann außerdem andere Vertrags- und Trainingseinstellungen haben.

Die Freigabe sollte deshalb nicht nur Produktnamen nennen. Sie sollte die erlaubte Zugangsform, den Tarif, die Datenklassen und die nötige Vorbearbeitung festlegen. Eine kurze Arbeitsanweisung braucht einen tatsächlich nutzbaren freigegebenen Weg. Technische Sperren können ihn ergänzen; sie ersetzen die Einweisung der Beschäftigten nicht.

Pseudonymisieren, bevor der Prompt das Haus verlässt

Namen, Adressen, Aktenzeichen, Kontaktdaten, IBANs und interne Bezeichnungen lassen sich vor der Eingabe durch konsistente Platzhalter ersetzen. Beziehungen und Argumentationsstruktur bleiben erhalten, während weniger Klardaten offengelegt werden.

Für die Kanzlei bleiben die Angaben regelmäßig personenbezogen, wenn sie die Zuordnung besitzt oder eine Person aus dem Kontext wiedererkennbar ist. Auch das Berufsgeheimnis kann trotz Platzhaltern fortbestehen. Pseudonymisierung ist daher eine Schutzmaßnahme innerhalb des geprüften Prozesses.

Der BRAK-Leitfaden vom Dezember 2024 unterscheidet abstrakte Rechtsfragen ohne Mandatsbezug von Eingaben, die Rückschlüsse auf ein konkretes Mandat ermöglichen. Seine damaligen Aussagen über einzelne Anbieter sind kein Nachweis für heutige Vertragsbedingungen. Warum ein fehlender Name noch keine Anonymität bedeutet, erklärt die Prüfung des relativen Personenbezugs.

Ein belastbarer Arbeitsweg verbindet:

1. ein für den konkreten Einsatz geprüftes Werkzeug,
2. die berufsrechtlich nötigen Verträge und gegebenenfalls die Einwilligung des Mandanten,
3. eine dokumentierte DSGVO-Prüfung,
4. klare erlaubte und ausgeschlossene Datenklassen,
5. Pseudonymisierung vor der Eingabe, soweit der Zweck sie zulässt,
6. eine menschliche Prüfung der Ausgabe vor ihrer Verwendung.

Die Browserdemo von alias zeigt den Hinweg mit Platzhaltern und deren Auflösung in einer Antwort. Sie hilft Ihnen, diese Vorbearbeitung an Beispielen nachzuvollziehen. Sie erteilt keine rechtliche Freigabe für einen KI-Dienst oder ein Mandat und belegt keine Anonymität des verbleibenden Inhalts.

Wie bereitet Vera einen Vertragsvergleich mit KI vor?

Vera aus dem Vertragsmanagement vergleicht Kündigungsklauseln ausgewählter Dienstleistungsverträge für eine verantwortliche Anwältin. Die Anwältin prüft die Unterschiede. Die Dateien enthalten auch Namen, Kontaktdaten und vertrauliche Konditionen, die für diese Frage teilweise entbehrlich sind.

Vera grenzt die Aufgabe zunächst auf die Kündigungsregelungen ein. Würde sie Fristen und Bezugszeitpunkte pauschal entfernen, wäre der Vergleich wertlos. Die erste Arbeit liegt deshalb in einer brauchbaren geschützten Dokumentfassung.

Was bleibt im Dokument, was wird verändert?

Namen und direkte Kontaktdaten

Im Beispiel: Durch konsistente Bezeichnungen ersetzen oder entfernen, soweit sie für die Frage entbehrlich sind.

Kontrolle: Bleiben Rollen und Vertragsparteien unterscheidbar?

Kündigungsfrist und Bezugszeitpunkt

Im Beispiel: Für den Vergleich erhalten.

Kontrolle: Ist die Offenlegung dieser Angaben an den geprüften Dienst zulässig?

Individuelle Preise und technische Anhänge

Im Beispiel: Für die gewählte Frage zunächst weglassen.

Kontrolle: Steht dieselbe Information auch an anderer Stelle?

Dateinamen, Kommentare und Metadaten

Im Beispiel: Gesondert prüfen und auf das Benötigte begrenzen.

Kontrolle: Gibt die Datei zusätzlich vertraulichen Kontext preis?

Die Entscheidung über eine vertrauliche Klausel bleibt bei der Kanzlei. Wenn sie dem vorgesehenen Dienst nicht offengelegt werden darf, muss der Arbeitsweg angepasst werden. Ein ersetzter Personenname macht ihren Inhalt noch nicht freigabefähig.

Wie lässt sich die Qualität des Vergleichs prüfen?

Ein kleiner synthetischer Testbestand kann drei Regelungen enthalten: vier Wochen zum Monatsende, drei Monate zum Quartalsende und sechs Wochen zum Monatsende. Die Sollaufgabe ist eng: Das Modell soll Frist und Bezugszeitpunkt je Dokument korrekt gegenüberstellen. Eine Bewertung der Wirksamkeit oder eine Handlungsempfehlung gehört noch nicht dazu.

Vera vergleicht jede ausgegebene Zeile mit dem jeweiligen Ausgangstext. Fehlt ein Bezugszeitpunkt oder wurde eine Klausel verkürzt, wird die Aufbereitung nachgebessert. Auf diese Weise prüft das Team Schutz und fachliche Verwendbarkeit am selben Material.

veronto redact ist für die Schutzverarbeitung von Dokumenten vorgesehen. Für diesen Einsatz beginnen wir mit einem abgegrenzten Dateityp und einer konkreten Vergleichsfrage. Im Pilot prüfen wir gemeinsam die Arbeitsfassung, verbleibende vertrauliche Inhalte und den Erhalt der benötigten Klauseln. Einen Dokumentfall mit veronto besprechen. Für die anschließende wiederkehrende Prompt-Nutzung ergänzt veronto alias diesen Ansatz.

Quellen und Stand

Vertragsvergleichsbeispiel: 8. September 2026. Ausfüllprofil und steuerberatende Perspektive: 20. Oktober 2026.

Redaktioneller Stand: 20. Oktober 2026. Berufsrechtliche Normen wurden am aktuellen Wortlaut abgeglichen; die Orientierungshilfen behalten ihre Dokumentstände. DSGVO-Quelle ist die institutionelle Normtextwiedergabe der BfDI, Stand März 2026. Die Freigabe bezieht sich auf Dienst, Tarif, Vertrag, Datenfluss und Mandat. Änderungen erfordern eine erneute Prüfung.

• § 43a BRAO
• § 43e BRAO
• § 62a StBerG
• § 203 StGB
• DSGVO, insbesondere Art. 5, 6, 9, 10, 25, 28, 32 und 44, institutionelle Wiedergabe des Normtexts durch die BfDI
• DSK-Orientierungshilfe KI und Datenschutz vom 6. Mai 2024
• BRAK-Leitfaden mit Hinweisen zum KI-Einsatz, Stand Dezember 2024

Hinweis: Dieser Beitrag und das Prüfprofil sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung.