01
Personalakte
Vertrag, Abmahnung, Zeugnis, BEM, Vermerke
- Rolle
- HR
- Risiko
- hohe Datendichte, häufig Drittdaten
- Suchhinweis
- Aktenstruktur, Aufbewahrungsgrund und Review-Status dokumentieren.
Daten · Mitarbeiterdaten nach dem Ausscheiden
Mitarbeiterdaten-Systemlandkarte für Art.-15-Anfragen
Wenn ehemalige Mitarbeitende Auskunft verlangen, liegt der Personenbezug selten nur in der Personalakte. Diese Landkarte zeigt die typischen Systeme, Rollen und Risiken für HR, Legal, Datenschutz und IT.
Systeme
Wo Mitarbeiterdaten nach dem Ausscheiden liegen können
02
Payroll und Finance
Gehalt, Steuer, Sozialversicherung, Reisekosten
- Rolle
- HR/Finance
- Risiko
- sensible Beschäftigtendaten
- Suchhinweis
- Exportumfang eng führen, Bank- und Steuerdaten prüfen.
03
Bewerbermanagement
Bewerbung, Interviewnotizen, Eignungsbewertung
- Rolle
- HR Recruiting
- Risiko
- frühere Bewerbungsdaten und Bewertungen
- Suchhinweis
- Bewerbungsphase vom Arbeitsverhältnis trennen, Fristen prüfen.
04
E-Mail und Kalender
Mailbox, Weiterleitungen, Einladungen, Anhänge
- Rolle
- IT/HR
- Risiko
- Drittdaten, Geschäftsgeheimnisse, lange Threads
- Suchhinweis
- Suchbegriffe, Postfächer und Auszüge vorab festlegen.
05
Chat und Collaboration
Teams, Slack, Kommentare, Dateien, Reaktionen
- Rolle
- IT/Security
- Risiko
- informelle Bewertungen und Daten Dritter
- Suchhinweis
- Kontext begrenzen, Exportform und Drittdaten-Review definieren.
06
Ticketsysteme
IT-Tickets, HR-Anfragen, Supportfälle, interne Workflows
- Rolle
- IT/Operations
- Risiko
- versteckte personenbezogene Daten
- Suchhinweis
- Tickets nach Person, Gerät, Account und Fallnummer suchen.
07
IAM und SSO
Rollen, Gruppen, Logins, MFA, Rechteentzug
- Rolle
- IT/Security
- Risiko
- Protokolldaten und Offboarding-Nachweis
- Suchhinweis
- Account-Status und Deaktivierungsdatum als Nachweis sichern.
08
DMS und Fileshares
PDFs, Scans, Verträge, Projektordner, Vorlagen
- Rolle
- Fachbereich/IT
- Risiko
- Kopien, Metadaten und verstreute Anhänge
- Suchhinweis
- Dubletten und Metadaten in den Suchplan aufnehmen.
09
CRM und Kundenprojekte
Ansprechpartner, Projektrollen, E-Mail-Kopien, Notizen
- Rolle
- Sales/Projektteam
- Risiko
- Kundendaten neben Mitarbeiterdaten
- Suchhinweis
- Personenbezug zur anfragenden Person von Kundendaten trennen.
10
Compliance und Hinweise
Whistleblowing, Ermittlungsakten, Audit-Notizen
- Rolle
- Legal/Compliance
- Risiko
- Quellenschutz, sensible Vorwürfe, Drittdaten
- Suchhinweis
- Legal-Review früh einbinden, Herausgabegrenzen dokumentieren.
11
Security-Logs
VPN, MDM, Endpoint, SIEM, Zutritt, Admin-Aktionen
- Rolle
- Security
- Risiko
- Sicherheitsinformationen und Massendaten
- Suchhinweis
- Log-Zweck, Speicherfrist und verständlichen Auszug prüfen.
12
Backups und Archive
Mailarchive, Fileserver-Snapshots, Backup-Sets
- Rolle
- IT
- Risiko
- Abweichungen vom Produktivbestand und Wiederherstellungsaufwand
- Suchhinweis
- Archive und Backups trennen; Unterschiede, Überschreibungszyklen und Zugriffsmöglichkeiten dokumentieren.
Rollen
Wer im Vorgang was klärt
HR
Welche Personal- und Austrittsunterlagen existieren?
Personalakte, Payroll-Anstoß, Offboarding-Notiz, Ansprechpartner
Legal/DSB
Welche Auskunft ist geschuldet, welche Grenzen gelten?
Frist, Anspruch, Identität, Drittdaten, Dokumentation
IT/Security
Welche Systeme enthalten Daten oder Spuren?
Mailbox, Chat, IAM, Tickets, Logs, DMS, Archive
Geschäftsführung
Wo entstehen Aufwand, Fristdruck und Risiko?
Priorisierung, Ressourcen, Prozessentscheidung
Offboarding
Der beste Suchplan entsteht beim Austritt.
Beim Offboarding lässt sich festhalten, welche Systeme die Person genutzt hat, welche Accounts deaktiviert wurden, welche Postfächer archiviert sind und welche Daten aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt bleiben. Diese Information entscheidet später, ob eine Art.-15-Anfrage in Tagen oder Wochen bearbeitet wird.
Eine einfache Offboarding-Notiz reicht oft als Start: Systemliste, Account-Status, Mailbox-Regel, Aufbewahrungsgrund, Ansprechpartner und offene Konflikte. Die requests-Demo zeigt mit Beispieldaten, wie diese Notiz als Suchplan in einem Vorgang geführt werden kann.
Produktbrücke
Den Suchplan mit Beispieldaten erproben.
Die Browser-Demo von veronto requests zeigt, wie Eingang, Frist, Datenquellen und Prüfung in einem Vorgang zusammengeführt werden können. Ein Pilot klärt den konkreten Fall und die beteiligten Systeme. Für Dokumente steht die redact-Demo bereit. Die alias-Demo zeigt den geplanten Schutz von Klardaten in KI-Datenflüssen.
Für die technische Umsetzung der Systemsuche gibt es den IT-Suchplan für E-Mail, Teams, Tickets, IAM, DMS, Archive, Logs und Backups.
FAQ
Häufige Fragen zur Systemsuche
Welche Systeme muss ein Arbeitgeber bei einer Art.-15-Anfrage prüfen?
Der Suchplan richtet sich nach dem Einzelfall. Typisch sind Personalakte, Payroll, Bewerbermanagement, E-Mail, Kalender, Chat, Tickets, IAM, DMS, Fileshares, Compliance-Systeme, Security-Logs und Archive. Entscheidend ist, ob dort personenbezogene Daten der anfragenden Person verarbeitet werden.
Muss jedes Backup durchsucht werden?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Backups sind von Archiven zu unterscheiden und enthalten nach dem EDSA typischerweise weitgehend dieselben Daten wie das Produktivsystem. Gibt es zusätzliche oder abweichende personenbezogene Daten, soll der Verantwortliche dies offenlegen und, soweit technisch machbar, auch darauf Zugriff gewähren. Unterschiede, Löschprotokolle, Überschreibungszyklen und technische Zugriffsmöglichkeiten gehören deshalb in den Suchnachweis.
Wer verantwortet die Systemsuche?
HR erkennt den Fall oft zuerst. Legal oder DSB bestimmt den rechtlichen Rahmen. IT und Security liefern Systemliste, Exporte und technische Grenzen. Die Freigabe sollte bei einer klar benannten verantwortlichen Person liegen.
Warum ist Offboarding für spätere Auskunftsanfragen wichtig?
Beim Austritt lässt sich festhalten, welche Systeme die Person genutzt hat, welche Accounts deaktiviert wurden, welche Postfächer archiviert sind und wer später Rückfragen beantworten kann. Diese Angaben verkürzen eine spätere Suche für die Auskunft erheblich.
Wie lässt sich die Systemlandkarte mit veronto erproben?
Die requests-Demo zeigt mit Beispieldaten, wie eine Systemlandkarte als Suchplan in einem Vorgang geführt werden kann. Ein Pilot klärt den konkreten Ablauf und die beteiligten Systeme. Für Dokumente gibt es die Browser-Demo von redact; für geschützte KI-Datenflüsse zeigt die alias-Demo den geplanten Ablauf.
Stand: 4. September 2026. Allgemeine Prozess- und Orientierungshilfe, keine Rechtsberatung. Quellen: Art. 12, Art. 15 und Art. 15 Abs. 4 DSGVO, EDPB Guidelines 01/2022, Version 2.1 und § 83 BetrVG. Zusammenstellung: veronto.