Für Arbeitgeber: Wenn Beschäftigte ihre „Personalakte einsehen“ wollen, entscheidet der genaue Wortlaut über den nächsten Schritt. Ein Wunsch nach Akteneinsicht fällt unter § 83 BetrVG. Ein Verlangen nach allen gespeicherten personenbezogenen Daten kann zusätzlich eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO sein. Ein Termin mit der Personalakte erledigt die DSGVO-Auskunft dann nicht.

Sie sind beschäftigt und möchten Ihre Akte sehen?

Möchten Sie Ihre Personalakte ansehen, richten Sie den Wunsch an HR oder die zuständige Personalstelle. Sie können nach § 83 BetrVG ein Mitglied des Betriebsrats zur Einsicht hinzuziehen. Möchten Sie außerdem erfahren, welche personenbezogenen Daten der Arbeitgeber außerhalb der Personalakte verarbeitet, formulieren Sie diesen Umfang ausdrücklich als Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Bei Unklarheiten helfen der betriebliche Datenschutzbeauftragte, der Betriebsrat oder eine fachkundige Beratung für Ihren Fall weiter.

Ein Antrag verzweigt zur Einsicht in die Personalakte nach § 83 BetrVG und zur Datenauskunft aus mehreren Systemen nach Art. 15 DSGVO.
Die gewünschte Handlung entscheidet über den Bearbeitungsweg. Ein Antrag kann beide Rechte auslösen; eine Personalakteneinsicht erledigt nicht automatisch die zusätzliche Datenauskunft.

Für Arbeitgeber: Welches Recht wurde geltend gemacht?

Frage § 83 BetrVG Art. 15 DSGVO
Gegenstand die über den Beschäftigten geführte Personalakte die personenbezogenen Daten, die der Arbeitgeber verarbeitet
Reichweite Personalakte im materiellen Sinn auch Daten in HR-Systemen, E-Mail, Tickets, IAM oder anderen Systemen, soweit sie die Person betreffen
Erfüllung Einsicht in die Akte Bestätigung, Pflichtinformationen und verständliche Kopie der Daten
Begleitung ein Betriebsratsmitglied darf hinzugezogen werden keine entsprechende Regelung in Art. 15
Zeit keine feste Frist in § 83 ohne unangemessene Verzögerung, spätestens binnen eines Monats nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO
Kosten Einsicht kostenfrei; eigene Kopien in angemessenem Umfang können möglich sein erste Datenkopie kostenfrei

Beschäftigte müssen keine juristisch perfekte Bezeichnung wählen. Steht im Antrag nur „Ich möchte meine Personalakte sehen“, organisieren Sie die Einsicht. Steht dort „Bitte senden Sie mir alle Daten, die Sie über mich verarbeiten“, behandeln Sie den Vorgang als Art.-15-Anfrage. Ist die Formulierung mehrdeutig, klären Sie den gewünschten Umfang zügig und dokumentieren Sie die Rückfrage.

Was umfasst die Einsicht nach § 83 BetrVG?

§ 83 Abs. 1 BetrVG erlaubt Beschäftigten die Einsicht in die über sie geführten Personalakten. Sie dürfen ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Nach Abs. 2 sind Erklärungen des Beschäftigten zum Inhalt der Akte auf Verlangen beizufügen.

Das Gesetz formuliert keinen allgemeinen Herausgabeanspruch für eine vollständige Kopie der Akte. Das Bundesarbeitsgericht führt jedoch aus, dass das Einsichtsrecht die Möglichkeit umfasst, auf eigene Kosten Kopien in angemessenem Umfang anzufertigen. Eine Kopie sämtlicher Personalunterlagen muss davon nicht erfasst sein (BAG, 16.04.2026, 8 AZR 169/25, Rn. 28 und 29).

Wie weit reicht Art. 15 DSGVO über die Akte hinaus?

Art. 15 DSGVO knüpft an personenbezogene Daten an, nicht an den Ablageort. Deshalb können auch Zeiterfassung, Bewerbermanagement, Payroll, E-Mails, Tickets, Chatverläufe, Berechtigungen und Zugriffsprotokolle relevant sein. Die technische Suche gehört in einen eigenen Suchplan. Dafür gibt es den Beitrag Art.-15-Suche in E-Mail, Teams und Tickets.

Das Urteil BAG, 16.12.2021, 2 AZR 235/21 wird in diesem Zusammenhang häufig zu weit gelesen. Das BAG entschied dort über die prozessuale Bestimmtheit von Klageanträgen. Ein Antrag mit unklaren zusätzlichen Begriffen ließ offen, welche Informationen herauszugeben sein sollten. Daraus folgt keine allgemeine materielle Ausnahme für leistungsbezogene oder verhaltensbezogene Daten außerhalb der Personalakte.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Prüfen Sie solche Informationen auf Personenbezug und mögliche Grenzen im Einzelfall. Schließen Sie sie nicht allein wegen ihres Themas aus.

Wann ist ein vollständiges Dokument geschuldet?

Die Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO bezieht sich auf die personenbezogenen Daten. Nach dem Urteil EuGH C-487/21 muss ihre Wiedergabe vollständig, originalgetreu und verständlich sein (Pressemitteilung zum Urteil). Dafür können Auszüge aus Dokumenten, Auszüge aus Datenbanken oder ganze Dokumente erforderlich sein, wenn die Person ihre Rechte sonst nicht wirksam ausüben kann.

Das BAG hat diese Abgrenzung 2026 auf einen Compliance-Abschlussbericht angewandt. Der Bericht musste nicht insgesamt als Kopie herausgegeben werden, weil er neben personenbezogenen Daten auch rechtliche Ausführungen und Mandantenhinweise enthielt und der volle Bericht für das Verständnis der Daten nicht erforderlich war (BAG 8 AZR 169/25).

Die praktische Leitfrage lautet: Welche Darstellung erhält alle personenbezogenen Daten und den Kontext, der zu ihrem Verständnis notwendig ist?

Ein Ausschnitt aus einem Quelldokument übernimmt personenbezogene Daten samt Kontext; eine einzelne fremde Angabe wird verdeckt.
Der Auszug erhält die Daten und den nötigen Zusammenhang. Die markierte Schwärzung steht für eine begründete Einzelentscheidung, nicht für das pauschale Entfernen fremder Namen.

Was passiert mit Angaben über andere Personen?

Art. 15 Abs. 4 DSGVO schützt die Rechte und Freiheiten anderer Personen. Das führt weder automatisch zur Offenlegung aller Namen noch zur pauschalen Schwärzung jedes Namens. Prüfen Sie je Stelle:

  1. Welche Information betrifft die anfragende Person?
  2. Welche Information betrifft zusätzlich eine andere Person?
  3. Ist deren Identität nötig, damit die eigenen Daten verständlich bleiben und Rechte wirksam ausgeübt werden können?
  4. Lässt sich der Kontext mit einer engeren Schwärzung erhalten?

Der EuGH hat für Zugriffsprotokolle entschieden, dass Zeitpunkt und Zweck eines Zugriffs vom Auskunftsrecht erfasst sein können. Bei Beschäftigten, die unter der Aufsicht und im Einklang mit den Weisungen des Verantwortlichen handeln, ist ihre Identität grundsätzlich nur mitzuteilen, wenn sie für die wirksame Rechtsausübung unerlässlich ist und ihre Rechte und Freiheiten berücksichtigt werden (Pressemitteilung zu EuGH C-579/21).

Das konkrete Prüfschema für Personalakten steht auf der Seite Personalakte und Art. 15 DSGVO schwärzen.

So reagieren Sie auf den Antrag

  1. Lesen Sie den Wortlaut und ordnen Sie ihn § 83 BetrVG, Art. 15 DSGVO oder beiden Rechten zu.
  2. Bestätigen Sie den Eingang. Bei Art. 15 erfassen Sie sofort die Monatsfrist.
  3. Organisieren Sie die Akteneinsicht und fragen Sie, ob ein Betriebsratsmitglied teilnehmen soll.
  4. Starten Sie für Art. 15 zusätzlich die Suche außerhalb der Personalakte.
  5. Prüfen Sie Daten Dritter und den notwendigen Dokumentkontext.
  6. Halten Sie fest, was eingesehen, kopiert oder als Auskunft bereitgestellt wurde.

Den Antwortaufbau finden Sie unter Auskunftsersuchen nach der DSGVO beantworten. Den internen Ablauf behandelt der DSAR-Prozess.

Das requests-Arbeitsbeispiel veranschaulicht die Koordination einer Auskunft mit Beispieldaten. Es ersetzt weder die rechtliche Einordnung des Antrags noch die Prüfung der konkreten Personalunterlagen.

Quellen und Stand

Stand: 8. September 2026.