Beschäftigte haben zwei getrennte Rechte, die in der Praxis oft vermischt werden: die Einsicht in die Personalakte nach § 83 BetrVG und die Auskunft über alle personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO. Das erste ist ein Blick in die Akte im Betrieb, das zweite ein umfassender Auskunftsanspruch mit Monatsfrist und Kopieanspruch. Wer nur das eine bedient, erfüllt das andere nicht.

Dieser Beitrag gehört zum Wissens-Hub Betroffenenanfragen, in dem der gesamte Bearbeitungsprozess beschrieben ist.

Zwei unterschiedlich hohe Stapel leerer Blätter nebeneinander, der größere mit orangefarbener Kante

Welche zwei Rechte hat ein Beschäftigter?

Die beiden Ansprüche haben unterschiedliche Grundlagen, unterschiedliche Reichweiten und unterschiedliche Formen der Erfüllung. Diese Übersicht klärt, was worauf gehört.

§ 83 BetrVG Art. 15 DSGVO
Was Einsicht in die über den Beschäftigten geführten Personalakten Auskunft über alle verarbeiteten personenbezogenen Daten plus acht Zusatzangaben
Reichweite die Personalakte grundsätzlich alle Systeme, in denen Daten der Person verarbeitet werden
Form Einsichtnahme, üblicherweise im Betrieb Auskunft in Textform, dazu eine Kopie der Daten
Begleitung ein Mitglied des Betriebsrats darf hinzugezogen werden, verpflichtet zum Stillschweigen keine gesetzliche Regelung dazu
Frist keine gesetzliche Frist, in angemessener Zeit ein Monat ab Eingang, Verlängerung um zwei Monate möglich
Kosten keine erste Kopie kostenlos, weitere gegen angemessenes Entgelt

Quellen: § 83 BetrVG, Art. 15 DSGVO, Art. 12 Abs. 3 DSGVO.

Praktisch heißt das: Ein Beschäftigter, der „Einsicht in meine Personalakte“ verlangt, hat damit noch keinen Antrag nach Art. 15 DSGVO gestellt. Verlangt er dagegen „Auskunft über alle Daten, die Sie über mich gespeichert haben“, reicht ein Termin am Aktenschrank nicht aus.

Wie weit reicht der Auskunftsanspruch über die Akte hinaus?

Der Anspruch nach Art. 15 DSGVO endet nicht am Aktendeckel. Er erfasst grundsätzlich alle personenbezogenen Daten, die der Arbeitgeber verarbeitet, also auch Zeiterfassung, E-Mail-Postfächer, Ticketsysteme und Zugangsprotokolle.

Das Bundesarbeitsgericht hat dieser Reichweite zwei Konturen gegeben. Es folgt daraus kein allgemeines Auskunftsrecht zu sämtlichen leistungs- und verhaltensbezogenen Daten außerhalb der Personalakte, und ein Auskunftsverlangen muss hinreichend bestimmt sein, wenn es eingeklagt wird (Urteil vom 16.12.2021, 2 AZR 235/21).

Muss der Arbeitgeber ganze Dokumente kopieren?

Nein. Art. 15 Abs. 3 DSGVO gibt Anspruch auf eine Kopie der personenbezogenen Daten. Der Europäische Gerichtshof versteht darunter eine originalgetreue Reproduktion der Daten, die Auszüge oder ganze Dokumente umfassen kann, wenn die Kontextualisierung für das Verständnis unerlässlich ist (Urteil vom 04.05.2023, C-487/21).

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Grenze für den Arbeitsalltag konkretisiert: Ein Compliance-Abschlussbericht musste nicht vollständig herausgegeben werden, einschließlich rechtlicher Ausführungen und Hinweise, denn der Anspruch schützt den Zugang zu personenbezogenen Daten und nicht pauschal den Zugang zum gesamten Dokument (Urteil vom 16.04.2026, 8 AZR 169/25).

Für die Praxis folgt daraus eine klare Aufgabe: Untersuchungsberichte und ähnliche Unterlagen lassen sich in Tatsachenfeststellungen, personenbezogene Bewertungen und rechtliche Analyse gliedern. Herausgegeben wird der Teil mit den Daten der Person, der Rest bleibt.

Formularblatt mit leeren Zeilen, mehrere Stellen sind mit orangefarbenen Balken abgedeckt

Was passiert mit Daten anderer Personen in der Akte?

Sie werden vor der Herausgabe unkenntlich gemacht. Das Recht auf Erhalt einer Kopie darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen (Art. 15 Abs. 4 DSGVO). In Personalakten betrifft das regelmäßig:

  • Namen und Aussagen von Kolleginnen und Kollegen in Beschwerde- oder Konfliktvorgängen
  • Angaben, die auf Hinweisgeber schließen lassen
  • Unterlagen, die zugleich Daten anderer Beschäftigter enthalten, etwa Teamauswertungen
  • Angaben Dritter aus dem privaten Umfeld, die in die Akte gelangt sind

Entscheidend ist, dass die Schwärzung technisch hält. Ein schwarzes Rechteck über dem Text lässt sich in vielen Programmen markieren und auslesen. Wie es richtig geht, steht in unserem Beitrag dazu, was geschwärzt werden muss; für einzelne Dokumente können Sie das Werkzeug zum PDF-Schwärzen nutzen, bei dem die Datei Ihr Gerät nicht verlässt.

Wie reagieren Sie richtig?

  1. Einordnen, was verlangt wird. Einsicht nach § 83 BetrVG, Auskunft nach Art. 15 DSGVO oder beides. Im Zweifel fragen Sie kurz nach und dokumentieren die Antwort.
  2. Eingang festhalten. Bei einem Auskunftsverlangen startet die Monatsfrist mit dem Eingang. Das exakte Fristende bestimmt der DSGVO-Fristenrechner.
  3. Identität prüfen. Im bestehenden Arbeitsverhältnis ist das meist unproblematisch, bei ausgeschiedenen Beschäftigten und Anfragen über private Adressen lohnt eine Prüfung.
  4. Umfang bestimmen. Für die Einsicht: die Personalakte. Für die Auskunft: alle Systeme, in denen Daten der Person liegen, einschließlich Postfächern und Fachanwendungen.
  5. Fremde Daten entfernen. Alles, was Dritte betrifft, wird unkenntlich gemacht, bevor etwas herausgeht.
  6. Erklärungen aufnehmen. Widerspricht der Beschäftigte einem Eintrag, ist seine Erklärung der Akte auf Verlangen beizufügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG).
  7. Vorgang dokumentieren. Wer wann was erhalten hat, gehört in die Akte, denn die Rechenschaftspflicht liegt beim Arbeitgeber.

In größeren Organisationen ist Schritt vier der Aufwandstreiber, weil die Daten über viele Systeme verteilt liegen. veronto requests führt den Vorgang als Workflow: Fristen laufen mit, die Suche greift über Systeme hinweg, Daten Dritter werden vor der Herausgabe erkannt und geschwärzt, und jede Freigabe steht im Audit-Trail. Den vollständigen Prozess samt Fristenregeln finden Sie im Hub zu Betroffenenanfragen.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.