KI im Vertrieb: Welche Kundendaten dürfen in den Prompt?

Das Kundengespräch ist vorbei. Im CRM stehen Anforderungen, ein Wunschdatum, eine E-Mail-Adresse und ein Satz über die interne Preisuntergrenze. Sie möchten daraus eine gute Nachfassmail machen, nicht den gesamten Kundenbestand auswerten lassen.

Genau diesen kleinen Vorgang behandelt der Ratgeber: eine vorhandene Gesprächsnotiz auswählen, für die KI vorbereiten und den Antwortentwurf kontrolliert zurück in den Kundenkontext bringen. Er ist keine Anleitung für Lead-Scraping, Gesprächsaufzeichnung oder automatischen Versand.

Welche Teile der CRM-Notiz braucht die KI?

Legen Sie zuerst das gewünschte Ergebnis fest. „Schreiben Sie eine Nachfassmail zu diesem Gespräch“ braucht andere Angaben als „Entwerfen Sie einen Angebotstext mit diesen freigegebenen Leistungsmerkmalen“. Für beide Aufgaben muss die KI normalerweise weder die Empfängeradresse noch den internen Rabattspielraum kennen.

Beginnen Sie deshalb mit einem ausgewählten Ausschnitt, nicht mit dem Export der ganzen Kundenakte. Die DSGVO verlangt einen bestimmten Zweck, eine passende Rechtsgrundlage und eine Beschränkung personenbezogener Daten auf das Erforderliche. Dass eine Angabe bereits im CRM steht, erlaubt nicht automatisch ihre Weitergabe an einen KI-Dienst. DSGVO, Art. 5 und 6.

Auch im B2B-Vertrieb sind Name und persönliche Geschäftsadresse einer Ansprechperson personenbezogen. Reine Angaben über eine juristische Person fallen dagegen nicht allein deshalb unter die DSGVO. Bei Einzelunternehmen oder erkennbaren Personen im Kontext kann die Grenze anders verlaufen. Die EU-Kommission erläutert diese Unterscheidung.

Ein Vertriebsfall vom Gespräch bis zum Entwurf

Alle Namen und Angaben im folgenden Fall sind erfunden. Die Bearbeitung zeigt bewusste redaktionelle Entscheidungen, keine automatische Erkennungsleistung eines Produkts. Für das Beispiel nehmen wir an: Anforderungen und nächste Schritte sind für den geprüften KI-Datenweg freigegeben. Der Preis darf ins Kundenangebot, aber nicht an das Sprachmodell. Die interne Kalkulation und das Übernahmevorhaben bleiben vollständig draußen.

Gesprächsnotiz

Kontakt ersetzen: Nora Tannenfeld, Lindenbogen Handel GmbH. Kontaktadresse weglassen: nora.tannenfeld@example.com.

Benötigten Kontext behalten: Ansprechpartnerin im Einkauf. Gesucht werden 20 Zugänge für die gemeinsame Angebotsablage, eine Rollenverwaltung und ein CSV-Export.

Offenen Punkt behalten: Gewünschter Start im Oktober. Technische Machbarkeit und Termin sind noch nicht zugesagt.

Preis ersetzen: 8.400 Euro pro Jahr. Dieser Betrag ist intern für das Kundenangebot freigegeben, nicht für die Übermittlung an die KI.

Interne Angaben weglassen: Preisuntergrenze 6.900 Euro. Der Kunde plant die noch vertrauliche Übernahme eines Wettbewerbers.

Nächsten Schritt behalten: Zwei Termine für eine technische Abstimmung erfragen. Freundliche Nachfassmail ohne neue Zusagen.

Bereinigter Prompt

Schreiben Sie einen kurzen Follow-up-Entwurf an [PERSON_01] aus dem Einkauf von [UNTERNEHMEN_01]. Ton: freundlich und sachlich, Sie-Anrede. Verwenden Sie nur die folgenden Angaben.

Besprochen wurden 20 Zugänge für eine gemeinsame Angebotsablage, Rollenverwaltung und CSV-Export. Gewünschter Start ist im Oktober. Technische Machbarkeit und Starttermin müssen noch geprüft werden. Für den Jahrespreis verwenden Sie exakt [PREIS_01]. Berechnen Sie keine Beträge und ergänzen Sie keine Rabatte oder Leistungsversprechen.

Bitten Sie um zwei Terminvorschläge für eine technische Abstimmung. Lassen Sie alle Platzhalter unverändert. Geben Sie nur den Mailentwurf aus.

Illustrative Antwort, redaktionell erstellt

Hallo [PERSON_01],

danke für das Gespräch. Für [UNTERNEHMEN_01] haben wir 20 Zugänge, eine gemeinsame Angebotsablage, Rollenverwaltung und CSV-Export besprochen. Der vorgesehene Jahrespreis beträgt [PREIS_01].

Ob wir die Anforderungen und den gewünschten Start im Oktober umsetzen können, klären wir noch. Welche zwei Termine passen Ihnen für eine technische Abstimmung?

Viele Grüße

Die Zuordnung von Kontakt, Unternehmen und Preis bleibt getrennt vom Prompt in Ihrem kontrollierten Arbeitsbereich. Auch die E-Mail-Adresse wird erst beim späteren Versand benötigt. Sie braucht hier keinen Platzhalter, weil sie in der Antwort nicht vorkommen soll. Der interne Mindestpreis und die Übernahmeplanung haben für diese Mail überhaupt keine Funktion.

Die gezeigte Antwort ist ein nachvollziehbares Textbeispiel, kein gemessener Modelllauf. Ein reales Sprachmodell kann trotz der Anweisung Zusagen ergänzen, Bedingungen weglassen oder Platzhalter verändern.

Was Sie erhalten sollten und was nicht

Eine brauchbare Vorbereitung entfernt nicht wahllos jedes Detail. Wenn Sie „20 Zugänge“ durch „einige Produkte“ ersetzen, verliert der Entwurf eine wichtige Anforderung. Wenn der gewünschte Start verschwindet, fehlt der Anlass für die technische Abstimmung. Bleibt dagegen nur „Start im Oktober“ stehen, kann daraus eine vermeintliche Lieferzusage werden. Behalten Sie deshalb auch den Status: gewünscht, geprüft, angeboten oder verbindlich vereinbart.

Für eine Kundenanfrage mit ChatGPT oder einem anderen Sprachmodell sind solche Unterscheidungen oft wertvoller als zusätzliche Gesprächshistorie. Rolle, Bedarf und offene Fragen erklären den Arbeitsauftrag. Kontaktdaten, private Bemerkungen und frühere Verhandlungen tun das in diesem Beispiel nicht.

Ist selbst der Leistungsbedarf vertraulich, reicht diese Vorbereitung nicht. Dann benötigen Sie eine andere zulässige Fassung oder einen dafür freigegebenen Verarbeitungsweg. Eine unbrauchbar verallgemeinerte Notiz ist kein sinnvoller Preis für den KI-Einsatz.

Warum Platzhalter nicht jede Vertraulichkeit lösen

Pseudonymisierung beseitigt den Personenbezug nicht automatisch. Wer die Zuordnung besitzt, kann den Kontakt weiterhin erkennen. Auch ohne diese Liste können eine seltene Rolle, ein öffentlich bekanntes Projekt und ein enger Termin zusammen auf eine Person hinweisen. Art. 4 Nr. 5 und Erwägungsgrund 26 der DSGVO unterscheiden Pseudonymisierung und Anonymität. Die Empfängersicht vertieft der Ratgeber zum relativen Personenbezug.

Daneben können Konditionen, geplante Käufe und interne Projekte Geschäftsgeheimnisse oder vertraglich vertrauliche Informationen sein. Ein Firmenplatzhalter entfernt ihren Inhalt nicht. § 4 Abs. 2 GeschGehG erfasst unter anderem die Offenlegung eines Geschäftsgeheimnisses entgegen einer Geheimhaltungspflicht. Prüfen Sie deshalb zusätzlich die konkreten Vertraulichkeitsvereinbarungen. Eine Freigabe für das Kundenangebot ist keine Freigabe für einen weiteren Empfänger.

Ein freigegebener Chat ist keine CRM-Anbindung

Bei einer einzelnen Eingabe können Sie den ausgewählten Text vor dem Absenden sehen. Eine angebundene Anwendung kann einen anderen Umfang übertragen: weitere CRM-Felder, ältere Notizen, Anhänge oder Informationen aus verknüpften Kontakten. Welche davon tatsächlich fließen, muss für die konkrete Anbindung geprüft werden.

Eine Erlaubnis, vorbereitete Notizen in einem bestimmten Unternehmensaccount zu verwenden, deckt deshalb nicht automatisch die Aktivierung eines CRM-Assistenten ab. Ebenso wenig können Sie sie auf einen privaten Account oder eine zusätzliche Browser-Erweiterung übertragen.

Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, erlaubte Anwendungen, Zwecke und Bedingungen intern konkret festzulegen. Ihre Orientierungshilfe warnt außerdem davor, allein aus entfernten Namen auf fehlenden Personenbezug zu schließen. DSK, Abschnitte 2.2 und 3.1.

Die Antwort wieder dem richtigen Kunden zuordnen

Prüfung am Beispiel	Was im Entwurf stehen darf
Oktobertermin	Gewünscht, noch nicht zugesagt
Technische Machbarkeit	Wird noch geklärt
Jahrespreis	Nach Rückzuordnung genau der für diesen Vorgang freigegebene Betrag
Rabattspielraum und Übernahmeplan	Gehören nicht in diese Mail

Prüfen Sie zuerst den Entwurf mit Platzhaltern gegen die bereinigte Notiz. Im Beispiel müssen die technische Machbarkeit und der Oktobertermin offenbleiben. Erst danach setzen Sie im kontrollierten Arbeitsbereich die passenden Angaben ein und kontrollieren sie gegen den richtigen CRM-Vorgang.

Veränderte oder unbekannte Platzhalter sind ein Grund zum Nachsehen, nicht zum Raten. Prüfen Sie anschließend insbesondere den freigegebenen Preis, die Leistung und die tatsächliche Empfängeradresse. Ergänzen Sie keine interne Verhandlungsnotiz beim Kopieren. Sie entscheiden über den Versand; die fertige Formulierung ist noch keine Freigabe.

Was vor der ersten echten Notiz geklärt sein muss

Für den beschriebenen Vorgang sollten Fachbereich, IT und Datenschutz gemeinsam beantworten können:

• Welcher Account und welcher Empfänger sind für diese Daten und diesen Zweck freigegeben?
• Welche Rechtsgrundlage trägt die Verarbeitung, welche Anbieterrolle liegt vor und welche Verträge sind nötig?
• Welche Speicherung, Trainingsnutzung, weiteren Zugriffe und möglichen Drittlandtransfers gehören zum tatsächlichen Datenweg?
• Welche Angaben bleiben ausgeschlossen, und wer prüft Rückzuordnung und Versand?

Ist ein Punkt offen, probieren Sie den Ablauf zunächst mit erfundenen Notizen. Der Ratgeber zu ChatGPT im Unternehmen und Kundendaten und der KI-Anbietervergleich führen die übergreifende Prüfung weiter. Eine Liste ersetzter Namen allein beantwortet diese Fragen nicht.

Wo alias in diesen Ablauf passt

veronto alias setzt am definierten Prompt- und Antwortweg an: vertrauliche Angaben vor dem Sprachmodell durch konsistente Platzhalter ersetzen und die Antwort anschließend wieder lesbar machen. Die Browser-Demo zeigt dieses Prinzip mit simulierter Modellantwort. Sie belegt weder vollständige Erkennung noch eine produktive CRM-Anbindung. Ein API-Pilot wird für einen abgegrenzten Datenfluss geprüft.

Sie können zuerst einen erfundenen Ausschnitt im Prompt-Check prüfen. Auch ein Ergebnis ohne Fundstellen ist keine Freigabe. Wenn derselbe Vorgang regelmäßig an vertraulichen Angaben hängen bleibt, können Sie den konkreten Ablauf für einen alias-Pilot besprechen.

Quellen und Stand

Am 8. September 2026 visuell überarbeitet und anhand der DSGVO, der DSK-Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024, § 4 GeschGehG und der EU-Kommission geprüft. Der fiktive Fall ersetzt keine Prüfung Ihres konkreten Datenwegs, Ihrer Verträge oder Ihrer Kundennotiz.