Peter Müller schreibt dem Kundenservice: Welche Daten haben Sie über mich gespeichert? Und bitte keine Werbung mehr. Ein Mensch erkennt die Datenschutzanfrage und leitet sie in den zentralen Eingang weiter. Das kann auch ein vorgeschalteter KI-Agent übernehmen. Dort entsteht ein Vorgang. Lea ist für die Bearbeitung zuständig. Die Frist läuft bereits ab Eingang beim Unternehmen.

In dieser einen Nachricht stecken zwei Anliegen: Auskunft und Werbewiderspruch. Das System legt dafür getrennte Aufgaben an. Lea kann prüfen, ob die Rechte richtig erkannt wurden. Wir verfolgen jetzt Peters Auskunft und behalten den Werbewiderspruch im Blick. Andere Rechte, etwa Löschung oder Berichtigung, führen zu den jeweils passenden Maßnahmen.

Identitätsklärung und gezielte Datensuche beginnen parallel. Das CRM findet zwei passende Namen. Doch Peter Müller ist nicht automatisch jeder Peter Müller. Im Beispiel meldet sich Peter in seinem bereits gesicherten Kundenkonto an und bestätigt die Anfrage. Jetzt ist klar: Gemeint ist das Konto K-2047. Die andere Person bleibt draußen. Marketing setzt den Werbewiderspruch für das zugeordnete Konto um. Die Auskunft wird noch nicht herausgegeben.

Das CRM liefert die relevanten Kundendaten direkt über einen Lesekonnektor. Die Rechnung liegt in SAP. Dafür fehlt im Beispiel eine direkte Verbindung. Also erhält die Buchhaltung einen konkreten Auftrag: Bitte die Rechnung zum zugeordneten Kundenkonto bereitstellen. Der Auftrag kommt über den vereinbarten Kanal, etwa Teams, Slack oder E-Mail.

Lea sieht im Dashboard, dass der SAP-Beleg noch fehlt. Das System erinnert die Buchhaltung. Bei weiterer Verzögerung kann Lea eskalieren. Als der Beleg eingeht, ändert sich der Aufgabenstand. Fristüberwachung und Audit Trail laufen mit. Grundsätzlich muss unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats geantwortet werden. Eine erforderliche Verlängerung wegen Komplexität oder Anzahl der Anträge muss innerhalb dieses Monats begründet mitgeteilt werden. Möglich sind höchstens zwei weitere Monate.

Jetzt wird das Antwortpaket zusammengestellt. Es enthält eine verständliche, originalgetreue Kopie von Peters Daten und die erforderlichen Dokumentauszüge. Dazu kommen Angaben zur Verarbeitung, etwa Zwecke, Empfänger und Speicherdauer. Die rechtmäßigen Prüfkriterien und Zuständigkeiten wurden vorab im persönlichen Onboarding mit einem Fachanwalt für IT- und Datenschutzrecht geklärt. Dieser Workshop ist eine begleitende Dienstleistung.

Ein Gesprächsvermerk enthält zusätzlich einen privaten Kontakt einer anderen Person. Diese geschützten Stellen werden nach konkreter Prüfung in der Ausgabefassung geschwärzt. Die Primärquelle bleibt unverändert. Unser Beispiel enthält bewusst einen Fehler: Die fremde E-Mail ist geschwärzt, die Telefonnummer wurde noch übersehen. Deshalb ist der Entwurf noch nicht fertig.

Die KI erstellt das Begleitschreiben zu Peters Anfrage. Es erklärt die Antwort und verweist auf das Auskunftspaket. Auch die Umsetzung des Werbewiderspruchs wird aufgegriffen. Schreiben, Daten und Anlagen bleiben im selben Vorgang miteinander verbunden. Ein KI-Entwurf löst noch keinen Versand aus.

Lea prüft das Gesamtpaket. Dabei entdeckt sie die fremde Telefonnummer. Ihr Kommentar gibt genau diese Stelle zurück in die Bearbeitung. Die korrigierte Fassung wird erneut vorgelegt. Erst nachdem Zuordnung, Umfang, Schwärzungen und Schreiben geprüft sind, gibt Lea die Antwort frei.

Jetzt wird die Antwort über einen geeigneten geschützten Kanal übermittelt. Entscheidungen und Übermittlungsstatus bleiben nachvollziehbar. Peters spätere Nachfrage landet wieder im selben Vorgang bei Lea. Zugriffs-, Aufbewahrungs- und Löschregeln begrenzen die Speicherung zusätzlicher Daten. Quellen, Rollen und Kommunikationswege lassen sich an die Organisation anpassen. Auf Wunsch übernimmt veronto die gesamte operative Prozessführung mit vereinbartem Reporting.